Rôles et permissions
Un rôle regroupe des permissions ; chaque membre du garage a un rôle. L’écran Réglages > Rôles est réservé aux personnes qui ont la permission de gérer les rôles (les administrateurs, par exemple).
Rôles fournis
Section intitulée « Rôles fournis »Chaque garage reçoit quatre rôles à sa création :
| Rôle | Permissions |
|---|---|
| Administrateur | Toutes les permissions, y compris celles des fonctions à venir. |
| Accueil | Gérer les intervenants ; consulter, créer, modifier et archiver les clients et les véhicules (ni suppression, ni export, ni anonymisation d’un client) ; consulter, déposer et supprimer les photos et documents ; interventions (y compris la réouverture), liaison des interventions à leurs factures, émission et envoi des devis avec la réponse du client, planning, prévenir les clients (« véhicule prêt », renvoi d’une notification), catalogue, stock (réceptions, ajustements, inventaires), commandes fournisseur (pièces à commander, préparation, envoi, achats engagés), assistant atelier ; pointer son temps et consulter les temps passés de tous les intervenants (sans leur coût) ; encaisser (règlements, acomptes, remboursements), consulter les règlements et tenir la caisse — sans annuler ni reporter un règlement. |
| Technicien | Consulter les clients et les véhicules ; consulter et déposer des photos et documents (sans les supprimer) ; interventions (suivi, lignes, phase, drapeaux, sans réouverture ni liaison à une facture ; il prépare les lignes d’un devis mais ne l’émet pas), planning en lecture, catalogue en lecture, stock en consultation (les sorties suivent ses interventions), assistant atelier, pointer son temps (il ne voit que ses propres temps passés) ; il ne prévient pas les clients et ne commande pas aux fournisseurs. |
| Expert-comptable | Exporter la comptabilité (FEC, CSV) et consulter l’historique des exports ; consulter les règlements et le livre de caisse, la conformité et les clients (pour les noms des comptes clients). Aucun droit d’écriture : l’expert-comptable télécharge lui-même ses fichiers (voir Comptabilité et export). |
L’Accueil prépare et envoie les commandes fournisseur ; seul l’Administrateur déclare les fournisseurs et saisit leurs identifiants.
Ces rôles sont marqués Fourni : ils ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. Pour un besoin différent, créez votre propre rôle.
Créer un rôle
Section intitulée « Créer un rôle »- Cliquez sur Créer un rôle.
- Donnez-lui un nom (60 caractères au plus), différent des autres rôles du garage, par exemple « Chef d’atelier ».
- Cochez les permissions qu’il donne.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le rôle apparaît aussitôt dans la liste et peut être attribué à un membre ou à une invitation (voir Membres et invitations). Le nombre de rôles n’est pas limité.
Tableau des permissions
Section intitulée « Tableau des permissions »| Permission | Ce qu’elle permet |
|---|---|
| Gérer les informations du garage | Modifier le nom, les coordonnées et le logo du garage (voir Fiche du garage). |
| Gérer les réglages | Modifier les réglages du garage : fuseau horaire, langue, calendrier, notifications. |
| Gérer les membres et les invitations | Inviter, changer le rôle d’un membre, le retirer, annuler une invitation. |
| Gérer les rôles | Créer, modifier et supprimer les rôles personnalisés. |
| Gérer les intervenants | Ajouter, modifier et archiver les intervenants de l’atelier (voir Intervenants). |
| Consulter le journal d’audit | Lire l’historique des actions faites dans le garage. |
| Consulter les clients | Lire les fiches clients, leurs contacts, consentements et véhicules. |
| Créer et modifier les clients | Créer et modifier les clients, contacts, consentements et adresses. |
| Archiver et réactiver les clients | Archiver un client et le réactiver. |
| Supprimer un client sans historique | Supprimer définitivement un client qui n’a aucun historique. |
| Exporter les données d’un client | Produire l’export d’un client (droit d’accès et de portabilité). |
| Anonymiser un client (définitif) | Anonymiser un client : l’opération est irréversible. |
| Fusionner deux fiches clients (irréversible) | Réunir deux fiches d’un même client : contacts, véhicules, dossiers et documents passent sur la fiche conservée ; la fusion ne s’annule pas. |
| Consulter les véhicules | Lire les véhicules, leurs détenteurs et les relevés de kilométrage. |
| Créer et modifier les véhicules, détenteurs et kilométrages | Créer et modifier les véhicules, les modèles du garage, les détenteurs et les relevés. |
| Archiver et réactiver les véhicules | Archiver un véhicule et le réactiver. |
| Consulter les photos et documents | Voir, ouvrir et télécharger les photos et documents d’un client ou d’un véhicule. |
| Déposer des photos et documents, changer leur catégorie et leur nom | Ajouter un document, changer sa catégorie ou son nom, relancer son analyse. |
| Supprimer des photos et documents | Supprimer définitivement un document. |
| Consulter les interventions | Lire les interventions : fiches, lignes, commentaires, historique des phases, documents (avec la consultation des documents). |
| Créer et suivre les interventions (lignes, kilométrage, commentaires, statut) | Créer et modifier une intervention, ses lignes et son kilométrage ; commenter ; changer sa phase, poser et lever des drapeaux, ordonner les cartes du tableau de l’atelier. |
| Rouvrir une intervention terminée ou livrée | Rouvrir une intervention : de Terminée vers En cours, de Livrée vers Terminée (le retour d’En cours à Réceptionnée n’en demande pas ; une intervention Annulée ne se rouvre pas). |
| Relier les interventions à leurs factures (numéro, correction, avoir) | Émettre ou renseigner la facture d’une intervention terminée (elle porte alors l’attribut « Facturée », la phase ne change pas), corriger ce numéro, annuler la facture par un avoir (avec la permission de rouvrir). |
| Émettre et envoyer les devis, enregistrer la réponse du client | Émettre un devis à partir des lignes d’une intervention, l’envoyer par e-mail, noter l’accord ou le refus du client. Le PDF se consulte avec la lecture des interventions et des clients. |
| Consulter le planning | Voir le planning et les rendez-vous. |
| Créer, déplacer et supprimer des rendez-vous | Gérer les rendez-vous du planning. |
| Prévenir les clients (véhicule prêt, renvoi d’une notification) | Envoyer l’e-mail « véhicule prêt » depuis la fiche d’une intervention terminée ou livrée, renvoyer une notification non envoyée ou en échec ; exigée aussi pour envoyer un devis par e-mail. Les confirmations et rappels partent d’eux-mêmes avec les rendez-vous. Retirée pendant un accès support. |
| Consulter le catalogue (pièces, forfaits, révisions types, types de travail) | Lire le catalogue et les taux horaires. |
| Gérer le catalogue et les taux horaires | Créer, modifier et supprimer les éléments du catalogue. |
| Consulter le stock (quantités, emplacements, journal, alertes, export) | Lire les quantités, les emplacements, les seuils, le journal des mouvements et les alertes, et exporter le stock. |
| Saisir les réceptions et les retours au fournisseur | Enregistrer les entrées de marchandise et les retours au fournisseur. |
| Ajuster le stock, faire les inventaires, saisir ou importer le stock initial, voir sa valeur | Corriger les quantités, mener les inventaires, saisir ou importer le stock initial, modifier emplacement et seuil, et voir les coûts (prix moyen, valeur du stock). |
| Gérer les fournisseurs (identifiants, catalogue, correspondances) | Déclarer un fournisseur, saisir les identifiants de son compte, régler la correspondance des catégories, lancer une synchronisation. Retirée pendant un accès support. |
| Commander aux fournisseurs (pièces à commander, commandes, achats engagés) | Voir les pièces à commander, préparer, envoyer et annuler une commande fournisseur, consulter les achats engagés ; voir les prix d’achat. Retirée pendant un accès support. |
| Utiliser l’assistant atelier | Poser des questions à l’assistant depuis la fiche d’une intervention ou d’un véhicule et voir les questions déjà posées. Retirée pendant un accès support. |
| Pointer son temps (chrono, saisie) et corriger ses propres temps | Démarrer et arrêter le chrono, saisir un temps passé pour l’intervenant lié à son compte, et voir ou corriger ses propres temps (moins de 7 jours après leur saisie). Sans les deux permissions suivantes, on ne voit que ses propres temps, y compris dans les totaux. |
| Consulter les temps passés de tous les intervenants (statistiques, détail imprimé) | Voir les temps de tous les intervenants du garage : totaux d’une intervention, suivi par intervenant, statistiques, détail imprimé. |
| Gérer les temps de tous, les absences, le coût horaire des intervenants | Pointer et corriger les temps de n’importe quel intervenant, sans délai ; gérer les absences ; voir et modifier le coût horaire interne. |
| Consulter la conformité (journal fiscal, clôtures, archives) | Lire le journal fiscal qui scelle chaque facture et chaque avoir, les clôtures et leur ticket Z, les archives fiscales ; vérifier l’intégrité de la chaîne et d’une archive. |
| Gérer la conformité (clôture d’exercice, archives) | Clôturer un exercice, choisir le mois de début d’exercice, demander une archive fiscale. Retirée pendant un accès support. |
| Exporter la comptabilité (FEC, CSV) et consulter l’historique des exports | Produire l’export des écritures comptables d’une période, retélécharger un export passé (voir Comptabilité et export). Les comptes eux-mêmes se règlent avec Gérer les réglages. Retirée pendant un accès support. |
| Voir les règlements, les impayés et les relevés | Lire les paiements, le reste dû des factures, les factures à encaisser, les encaissements, le relevé de compte d’un client et ses reçus. |
| Encaisser, rembourser, encaisser un acompte | Enregistrer un règlement (paiement fractionné compris), rembourser un trop-perçu, encaisser un acompte (avec l’émission des factures), accorder un paiement différé à la restitution. Retirée pendant un accès support. |
| Annuler ou reporter un règlement | Annuler un paiement avec un motif, ou le reporter sur une autre facture du même client ; la correction est inscrite au journal fiscal. Retirée pendant un accès support. |
| Voir le livre de caisse | Lire le livre de caisse : fond, encaissements en espèces, sorties, remises en banque, comptages. |
| Tenir la caisse (mouvements, remise en banque, comptage) | Poser le fond de caisse, enregistrer une entrée ou une sortie, une remise en banque, un comptage avec son écart. Retirée pendant un accès support. |
Les ressources, les taux de TVA et les heures du planning relèvent de « Gérer les réglages ».
Voir un document exige aussi de pouvoir consulter sa fiche (client ou véhicule). Le Technicien dépose des documents sans pouvoir les supprimer : pour confier la suppression à un technicien, créez un rôle personnalisé avec ses permissions et Supprimer des photos et documents ; seul un membre qui détient lui-même ces permissions peut attribuer ce rôle.
En session d’assistance, Gérer les fournisseurs et Commander aux fournisseurs sont toujours retirées : un opérateur du support ne saisit pas les identifiants du garage chez ses fournisseurs et n’engage aucune dépense en son nom.
Supprimer, exporter, anonymiser et fusionner des fiches clients sont réservés à l’Administrateur par défaut ; un rôle personnalisé peut les recevoir. La fusion est aussi refusée par la base de données elle-même à qui n’a pas la permission, et toujours en session d’assistance.
Les règlements et la caisse : l’Accueil encaisse, consulte les règlements et tient la caisse ; annuler ou reporter un règlement est réservé à l’Administrateur par défaut (une correction fiscale). Le Technicien n’a aucune de ces permissions. Encaisser, annuler et tenir la caisse sont toujours refusés pendant un accès support, par Mekaplus et par la base de données.
Les deux permissions de conformité (socle NF525) sont réservées à l’Administrateur par défaut ; un rôle personnalisé (par exemple « Comptable ») peut les recevoir. La base de données elle-même ne montre le journal fiscal qu’à un membre qui détient Consulter la conformité.
Les temps passés sont des données personnelles des salariés : la base de données elle-même ne montre à un membre que les temps que ses permissions couvrent (ses propres temps avec la seule permission de pointer). Gérer les temps de tous est réservé à l’Administrateur par défaut ; un rôle personnalisé (par exemple « Chef d’atelier ») peut la recevoir.
Modifier ou supprimer un rôle
Section intitulée « Modifier ou supprimer un rôle »- Modifier : changez le nom ou les permissions, puis enregistrez. Les membres qui ont ce rôle reçoivent les nouvelles permissions dès leur action suivante.
- Supprimer : possible seulement si aucun membre ni aucune invitation en attente n’a ce rôle. Donnez-leur d’abord un autre rôle, ou annulez l’invitation.
Quand un rôle perd des permissions, les invitations en attente que ses membres ne pourraient plus envoyer sont annulées automatiquement (le lien envoyé ne fonctionne plus) ; l’annulation est inscrite au journal d’audit. Chaque création, modification ou suppression de rôle y est aussi inscrite.
Vous n’êtes pas administrateur
Section intitulée « Vous n’êtes pas administrateur »Avec la permission de gérer les rôles, vous ne pouvez pas donner plus que ce que vous avez : les permissions que vous n’avez pas sont grisées. Un rôle personnalisé qui gère les membres doit donc couvrir les permissions du rôle qu’il attribue : par exemple, le rôle Technicien incluant désormais la consultation des clients, des véhicules, des interventions, du planning et du catalogue, ainsi que le pointage de son temps, il faut l’avoir pour l’attribuer. Vous ne pouvez pas non plus modifier ou supprimer un rôle qui donne des permissions que vous n’avez pas.
Pourquoi l’Administrateur n’est-il pas modifiable ?
Section intitulée « Pourquoi l’Administrateur n’est-il pas modifiable ? »L’Administrateur a toujours toutes les permissions. S’il pouvait être modifié, un garage pourrait se retrouver sans personne capable de gérer les membres, les rôles ou les réglages. Pour donner moins de droits à quelqu’un, attribuez-lui un autre rôle ; un garage garde toujours au moins un administrateur.