Commandes fournisseur

Les onglets À commander et Commandes du Catalogue regroupent les pièces à commander et les commandes fournisseur. Ils sont réservés aux personnes qui ont la permission Commander aux fournisseurs (l’Administrateur et l’Accueil ; voir Rôles et permissions). Pendant un accès support, cette permission est toujours retirée : un opérateur du support ne commande jamais au nom du garage.

Les fournisseurs se déclarent dans Pièces et stock > Fournisseurs (voir Fournisseurs).

Pièces à commander

L’onglet À commander montre les pièces qui manquent. Mekaplus les calcule à chaque affichage : rien n’est enregistré ni réservé.

Interventions prises en compte : celles qui sont planifiées, réceptionnées ou en cours, sauf un dossier dont le devis attend encore une réponse (il n’est pas accepté) ; une intervention terminée, livrée ou annulée non plus (ses pièces sont déjà sorties du stock, ou ne le seront pas). Seules les lignes de pièce du catalogue comptent.
Pièce suivie en stock : Mekaplus additionne ce que demandent toutes les interventions, ajoute le seuil d’alerte de la pièce (s’il est réglé), puis retire le stock et ce qui est déjà commandé. Il en résulte une seule ligne par pièce. Une pièce passée sous son seuil d’alerte apparaît même si aucune intervention ne la demande.
Pièce hors stock (commandée pour un client) : une ligne par intervention, pour la quantité de cette intervention moins ce qui est déjà commandé pour elle.
Déjà commandé : le reste à recevoir des commandes en cours, brouillons compris. Une pièce mise dans un brouillon disparaît donc de la liste. Une commande annulée ou soldée ne compte plus. Pour une commande Bihr confirmée dont le panier n’a été préparé qu’en partie, seul ce que Bihr a réellement préparé compte : ce qui manque revient dans la liste.
Multiple de commande : la quantité proposée est arrondie au multiple du fournisseur préféré de la pièce (par exemple par 4), et à l’unité supérieure pour une pièce vendue à l’unité.

Les pièces sont groupées par fournisseur préféré. Les pièces sans fournisseur préféré sont groupées à la fin, sous Sans fournisseur : choisissez alors à qui les commander.

Chaque ligne indique la référence, la désignation, la quantité proposée (modifiable), le stock, le prix attendu et l’origine : un lien vers chaque intervention concernée, et « Seuil d’alerte » si le seuil ajoute au besoin.

Créer les commandes

Cochez les lignes à commander (toutes les lignes d’un fournisseur sont cochées d’office) et ajustez les quantités si besoin.
Cliquez sur Créer les commandes.

Mekaplus prépare une commande par fournisseur, à l’état Brouillon. Si un brouillon existe déjà pour ce fournisseur, les lignes y sont ajoutées. Une pièce déjà présente dans ce brouillon voit sa quantité augmenter, au plus de ce qui manque encore : cliquer deux fois sur Créer les commandes (ou à deux en même temps) ne double donc pas les quantités. Chaque commande reçoit un numéro CF-AAAA-NNNNN (par exemple CF-2026-00012), suivi et sans trou, qui repart à 1 chaque année.

Pour chaque ligne, Mekaplus recopie la référence chez ce fournisseur (celle du lien entre la pièce et le fournisseur, sinon la référence de la pièce), la désignation et le prix attendu (dernier prix d’achat chez ce fournisseur, sinon le prix d’achat de la pièce). Ces informations ne changent plus ensuite, même si la pièce est modifiée.

Depuis l’onglet Rechercher, Recommander et Commander ajoutent une quantité de votre choix au brouillon d’un fournisseur sans passer par cette liste (voir Le catalogue). Depuis une intervention, Commander et Tout commander commandent ses pièces manquantes.

Vous pouvez aussi créer une commande vide : Catalogue > Commandes > Nouvelle commande, puis choisissez le fournisseur.

Modifier un brouillon

Tant que la commande est un brouillon, sur sa fiche :

Ajouter une pièce : choisissez une pièce du catalogue et sa quantité. Une même pièce (pour une même intervention) ne figure qu’une fois dans la commande.
Modifier une ligne : quantité et prix attendu.
Retirer une ligne.

Une fois la commande envoyée, ses lignes ne se modifient plus.

Envoyer la commande

Fournisseur Bihr

Cliquez sur Envoyer à Bihr, puis choisissez le mode de livraison : Standard, Le plus rapide (peut coûter cher) ou Le moins cher. La commande passe En cours d’envoi : c’est Mekaplus qui l’envoie à Bihr, en arrière-plan, dans la minute, et elle ne peut plus être modifiée. Bihr exige des quantités entières, et les identifiants du compte Bihr doivent être saisis.

Mekaplus envoie à Bihr le numéro de la commande (sa « référence client », par exemple CF-2026-00012) et les lignes : référence Bihr et quantité, une même référence regroupée en une seule ligne. Rien d’autre : ni nom de client, ni adresse (la livraison se fait au garage), ni intervention.

L’envoi se fait en deux temps, comme sur mybihr.com : Bihr prépare d’abord un panier, puis Mekaplus le commande. La fiche se met à jour d’elle-même.

Confirmée : Bihr a accepté la commande. La fiche montre les codes de commande Bihr (ceux de mybihr.com). Il peut y en avoir plusieurs : Bihr fait une commande par entrepôt de livraison.
Bihr ne répond pas ou limite les demandes : Mekaplus réessaie tout seul (après 1, 2, 5 puis 10 minutes), 8 fois au plus. Au-delà, la commande passe À vérifier.
Identifiants refusés, accès refusé : la commande revient en Brouillon avec le motif (par exemple « Identifiant ou mot de passe refusé »). Rien n’a été commandé : corrigez les identifiants du compte Bihr (voir Fournisseurs), puis renvoyez-la.
Bihr n’a pas pu préparer le panier : la commande revient en Brouillon avec le motif « Le fournisseur n’a pas pu préparer toute la commande ». Rien n’a été commandé ; vous pouvez la renvoyer.
Bihr refuse la demande dès le premier envoi : la commande revient en Brouillon avec le motif « Le fournisseur a refusé la demande ». Rien n’a été commandé.

Pendant l’envoi d’une commande, les identifiants du compte Bihr ne peuvent être ni changés ni effacés, et le fournisseur ne peut pas être archivé : la suite de l’envoi doit viser le même compte. Il en va de même tant qu’une commande que Bihr a acceptée reste à vérifier.

Commande à vérifier

Une commande passe À vérifier quand Mekaplus ne peut pas décider seul. La fiche explique pourquoi et propose les choix possibles.

Panier Bihr incomplet : Bihr n’a pu préparer qu’une partie des pièces (rupture de stock, référence retirée), même s’il annonce le panier comme prêt. Les lignes manquantes sont mises en évidence, avec ce que Bihr a préparé. Rien n’est commandé tant que vous n’avez pas choisi :
- Commander ce qui est disponible : Mekaplus commande le panier tel que Bihr l’a préparé. Les lignes gardent la quantité demandée ; la fiche rappelle ce qui a été réellement commandé, et la réception propose ces quantités. Ce qui manque revient aussitôt dans les pièces à commander ; soldez la commande à la réception pour le reste.
- Abandonner l’envoi : la commande revient en Brouillon. Vous pouvez la modifier et la renvoyer.
Commande à vérifier chez Bihr : Mekaplus a demandé la commande à Bihr mais n’a pas reçu sa réponse (coupure du réseau, panne chez Bihr), ou Bihr a indiqué qu’un panier portait déjà ce numéro. La commande a donc peut-être été passée. Pour ne jamais commander deux fois, Mekaplus ne renvoie jamais seul une commande dont il n’a pas eu la réponse. Connectez-vous à mybihr.com et cherchez la commande par sa référence client (le numéro indiqué sur la fiche) :
- Elle existe : saisissez son ou ses codes de commande Bihr (séparés par des espaces ou des virgules). La commande passe Confirmée.
- Elle n’existe pas : après confirmation, la commande revient en Brouillon. Au prochain envoi, Mekaplus utilise une nouvelle référence client (le numéro suivi de -2, puis -3…), car Bihr refuse une référence déjà reçue. Ne confirmez qu’après avoir vérifié : si elle existait, elle serait passée deux fois.
Commande acceptée par Bihr, codes illisibles : Bihr a accepté la commande, mais Mekaplus n’a pas pu lire ses codes de commande. La commande existe chez Bihr : seul Elle existe est proposé. Relevez ses codes sur mybihr.com et saisissez-les ; elle ne peut pas revenir en brouillon.
Bihr ne répond pas : le panier n’a pas été prêt dans les 30 minutes qui suivent l’acceptation de la demande par Bihr. Mêmes choix que ci-dessus, après vérification sur mybihr.com.
L’envoi a échoué : Bihr n’a pas répondu après 8 essais, ou le fournisseur a été archivé ou a perdu ses identifiants pendant l’envoi. Aucune commande n’a été demandée : Remettre en brouillon, corrigez, puis renvoyez.

Une commande à vérifier peut aussi être annulée (sans effet chez Bihr : si elle y a été passée, prévenez Bihr).

Fournisseur sans connexion

Mekaplus n’envoie rien à un fournisseur sans connexion : transmettez-lui la commande vous-même (téléphone, e-mail, comptoir).

Dans l’en-tête de la commande, Imprimer et l’action de l’étape (Envoyer à Bihr, Marquer comme envoyée ou Réceptionner) sont des boutons ; Copier le texte de la commande, Solder la commande et Annuler la commande sont dans le menu ⋯.

Imprimer : la page imprimée ne montre que la commande (garage, numéro, date, fournisseur, n° de client, lignes et, si vous voyez les prix d’achat, prix attendus et total).
Copier le texte de la commande : le texte est copié dans le presse-papiers, prêt à coller dans un e-mail. Il contient le numéro, la date, le fournisseur, votre n° de client et les lignes (référence, désignation, quantité, et prix attendu si vous voyez les prix d’achat).

Ni la page imprimée ni le texte ne contiennent le nom d’un client ou une intervention.

Puis cliquez sur Marquer comme envoyée. Vous pouvez saisir la référence que le fournisseur a donnée à votre commande (lettres, chiffres et tirets). La commande passe Envoyée.

Annuler une commande

Annuler la commande est possible pour un brouillon, une commande envoyée ou confirmée, tant que rien n’a été reçu, mais pas pendant l’envoi à Bihr. La commande reste dans la liste, à l’état Annulée, et ses pièces reviennent dans les pièces à commander.

Annuler une commande déjà confirmée par Bihr ne l’annule pas chez Bihr : prévenez Bihr.

Réceptionner une commande

Quand la livraison arrive, ouvrez la fiche de la commande (elle doit être Envoyée, Confirmée ou Reçue en partie) et cliquez sur Réceptionner. Les personnes qui ont la permission Saisir les réceptions et les retours au fournisseur sans voir la liste des commandes les trouvent dans l’onglet Stock, sous Commandes à réceptionner.

Chaque ligne qui reste à recevoir est pré-remplie avec son reste à recevoir (pour une commande Bihr dont le panier a été préparé en partie, avec ce que Bihr a réellement préparé). Corrigez la quantité reçue selon ce qui est arrivé ; une ligne laissée vide ou à 0 n’est pas reçue. Un colis abîmé, un article manquant ou un mauvais article se signale dans le champ Problème de la ligne (voir Litiges et retours).
Si vous voyez les prix d’achat, le prix reçu est pré-rempli avec le prix attendu de la ligne : corrigez-le s’il diffère sur le bon de livraison. Sinon, le prix attendu de la ligne est retenu.
Saisissez, si vous le souhaitez, la référence du bon de livraison.
Cliquez sur Valider la réception.

Pour chaque ligne reçue :

Pièce suivie en stock : Mekaplus enregistre une réception dans le journal des mouvements de la pièce, au prix reçu, avec le nom du fournisseur et la référence du bon de livraison. La quantité en stock et le prix moyen pondéré sont recalculés (voir Suivre le stock).
Pièce hors stock (commandée pour un client) : la quantité reçue est notée sur la commande, sans mouvement de stock.

Une livraison peut arriver en plusieurs fois : la commande passe Reçue en partie, puis Reçue quand tout est arrivé. On ne peut pas recevoir plus que la quantité commandée : dans ce cas, rien n’est enregistré (aucune ligne), corrigez la saisie. Si le fournisseur ne livrera pas le reste, soldez la commande (ci-dessous).

La fiche liste les réceptions de la commande : date, membre qui l’a saisie, ligne, quantité, prix reçu (si vous voyez les prix d’achat) et bon de livraison. Une réception ne se modifie ni ne s’efface : une erreur se corrige par un retour au fournisseur ou un ajustement du stock.

Litiges et retours

Un carton peut arriver abîmé, incomplet ou avec un mauvais article, et une pièce peut se révéler défectueuse après coup. Mekaplus le note sur la commande, avec la permission Saisir les réceptions et les retours au fournisseur :

À la livraison : dans Réceptionner, chaque ligne a un champ Problème (Manquant, Abîmé, Mauvais article), et ce qu’on saisit dépend du problème choisi.
- Manquant : indiquez seulement la quantité reçue. Mekaplus affiche le manquant (le reste à recevoir moins la quantité reçue) ; il n’y a rien d’autre à remplir. Par exemple, 2 reçues sur 4 : 2 manquantes.
- Abîmé ou Mauvais article : saisissez la quantité refusée. Elle est d’abord égale à tout le reste à recevoir, et la quantité reçue suit d’elle-même (le reste moins la quantité refusée) : 1 abîmée sur 4, 3 reçues.
Ajoutez, si vous le souhaitez, une note (« Carton écrasé »). La quantité manquante ou refusée n’entre pas en stock et reste attendue : la quantité reçue plus la quantité refusée ne dépasse pas le reste à recevoir. Une ligne peut être entièrement refusée (quantité reçue vide ou 0). Une ligne ne porte qu’une sorte de problème par réception.
Après la réception : dans le menu ⋯ de la fiche, Renvoyer des articles (commande Reçue en partie ou Reçue). Pour chaque ligne reçue, saisissez la quantité renvoyée (au plus la quantité reçue), le problème (Défectueux, Abîmé, Mauvais article) et une note ; la référence du bon de retour est facultative. Les pièces suivies sortent du stock (retour au fournisseur dans le journal des mouvements, au prix moyen pondéré, avec le nom du fournisseur et le bon de retour) ; la quantité renvoyée redevient attendue et une commande Reçue repasse Reçue en partie, sauf si elle a été soldée.

Tant qu’une anomalie est ouverte, la commande porte la pastille Litige (avec leur nombre s’il y en a plusieurs), sur sa fiche et dans la liste ; le filtre En litige des Filtres de la liste ne garde que ces commandes. La section Litiges et retours de la fiche liste chaque anomalie : date et auteur, ligne et note, problème et étape (Refusé à la livraison ou Renvoyé au fournisseur), quantité, état. Marquer réglé ferme une anomalie en disant comment le fournisseur l’a réglée : remplacé, avoir reçu ou autre. Les quantités ne changent pas : un remplacement se réceptionne normalement, et si le reste ne viendra pas (avoir), soldez la commande. Une anomalie ne se modifie ni ne s’efface.

Solder une commande

Quand le fournisseur ne livrera pas le reste d’une commande envoyée, confirmée ou reçue en partie, cliquez sur Solder la commande. Elle passe Reçue (avec la mention Soldée) et ce qui manque revient dans les pièces à commander.

États d’une commande

État	Signification
Brouillon	En préparation, modifiable.
En cours d’envoi	Mekaplus l’envoie à Bihr.
À vérifier	L’envoi à Bihr demande votre vérification (voir Commande à vérifier).
Envoyée	Transmise à un fournisseur sans connexion.
Confirmée	Acceptée par Bihr (codes de commande Bihr sur la fiche).
Reçue en partie	Une partie des pièces est arrivée.
Reçue	Tout est arrivé, ou la commande a été soldée.
Annulée	Abandonnée avant toute réception.

La liste Commandes fournisseur se retrouve par la recherche (à la frappe : numéro de commande, avec ou sans tirets, nom du fournisseur, sans tenir compte des accents, ou référence d’une ligne, chez le fournisseur ou de la pièce ; chaque mot doit se retrouver) et se filtre par état (boutons Tous les états, Brouillon, Envoyée et Reçue ; les autres états sont dans Filtres), par fournisseur, par période de création (Du, Au, jours du garage) et En litige (voir Litiges et retours), dans Filtres ; elle montre le montant attendu de chaque commande (indicatif : la facture du fournisseur fait foi).

Qui voit quoi

Les pièces à commander, la liste des commandes et toutes les actions demandent la permission Commander aux fournisseurs.
La fiche d’une commande (et son texte) est aussi lisible avec la permission Saisir les réceptions et les retours au fournisseur (pour réceptionner la livraison), mais sans les prix d’achat si la personne ne les voit pas par ailleurs.
Réceptionner demande la permission Saisir les réceptions et les retours au fournisseur. Une personne qui ne voit pas les prix d’achat ne saisit pas de prix reçu : le prix attendu de la ligne est retenu.
Chaque action (création, lignes, envoi, marquage, annulation, solde, décision sur une commande à vérifier, réception) est inscrite au journal d’audit du garage, sans aucun prix. L’envoi par Mekaplus (commande confirmée, à vérifier, revenue en brouillon) y figure aussi, au nom du système.