Les interventions

Une intervention regroupe tout ce que le garage fait sur un véhicule pour un client : la demande, le diagnostic, les travaux, les lignes (main-d’œuvre, pièces, forfaits), les rendez-vous, les photos et le suivi. Une intervention suit un cycle en cinq phases : Planifiée, Réceptionnée, En cours, Terminée, Livrée (et Annulée si le dossier est abandonné), décrit dans Phases d’intervention. Le menu Interventions les liste, de la plus récente à la plus ancienne, par onglets de phase (voir La liste Interventions). Il apparaît pour les personnes qui peuvent consulter les interventions.

Créer une intervention

Une intervention se crée par l’écran Nouvelle intervention. En haut, la bande des phases montre que le dossier démarre à Réceptionnée ; trois sections encadrées suivent (Véhicule, Client, Demande), puis une barre d’actions collante en bas, où Créer l’intervention dit pourquoi il est désactivé tant qu’il manque le véhicule, le client ou l’objet. On y arrive :

• depuis le bouton Nouveau du tableau de bord : Dossier (client présent). Le dossier est créé à Réceptionnée (le véhicule est là), sans autre formalité : le bon de réception reste facultatif. L’écran qui s’ouvre permet de choisir un véhicule connu (immatriculation, VIN, code ou client) ou d’en saisir un nouveau, puis un client connu ou un nouveau client, et enfin l’objet, les travaux demandés et les symptômes. Tout est enregistré en une fois : si une information est refusée (par exemple une immatriculation déjà connue), rien n’est créé. Si la moto a déjà un dossier ouvert, l’écran le signale avec un lien pour le reprendre ;
• depuis la liste Interventions ou la fiche d’un véhicule (section Interventions, le véhicule est déjà choisi), bouton Nouvelle intervention, qui ouvre le même écran ;
• depuis la fiche d’un client, bouton Nouvelle intervention de l’en-tête : le client est déjà choisi et ses véhicules viennent en tête de la liste, sous Véhicules du client ;
• depuis le planning, en créant un rendez-vous avec un nouveau dossier : le dossier naît à Planifiée, avec ce rendez-vous (voir Le planning).

Le client de l’intervention est par défaut le détenteur actuel du véhicule ; si le véhicule n’a pas de détenteur, choisissez le client. Le déposant est le contact principal de ce client. Saisissez l’objet (une ligne, obligatoire ; il propose les libellés déjà employés par votre garage, par exemple « Vidange + filtres » : choisir une suggestion remplace le texte, que vous pouvez toujours modifier) et, si besoin, les symptômes. L’intervention reçoit automatiquement un numéro (« N° 42 »), propre au garage, et démarre à Réceptionnée (écran Nouvelle intervention) ou à Planifiée (rendez-vous du planning).

Le numéro affiché dépend de la phase : R-00042 à Réceptionnée, OR-00042 d’En cours à Livrée, le numéro seul à Planifiée et Annulée ; le nombre reste le même tout au long du dossier.

Un véhicule archivé, ou un client archivé ou anonymisé, ne reçoit pas de nouvelle intervention.

Changer le client d’un dossier

Dans l’en-tête du dossier, le bouton Changer…, à côté du nom du client, ouvre le dialogue Changer le client du dossier : il rappelle le client actuel ; choisissez un client existant (recherche par nom, téléphone ou immatriculation) ou créez un + Nouveau client à la volée (particulier ou professionnel, avec le registre des entreprises), puis Changer le client. Si des devis émis ou des documents signés existent, le dialogue rappelle qu’ils restent au nom de l’ancien client. Sur un dossier déjà facturé, le bouton reste présent et le dialogue explique pourquoi le changement est refusé (« faire un avoir puis refacturer »), sans rien proposer d’autre.

Permissions : Créer et suivre les interventions (lignes, kilométrage, commentaires, statut) et Consulter les clients ; Créer et modifier les clients pour créer le nouveau client à la volée ; Créer et modifier les véhicules, détenteurs et kilométrages pour qu’il devienne aussi le détenteur du véhicule.

Le client d’une intervention peut changer aux phases ouvertes (Planifiée, Réceptionnée, En cours) et à Terminée, tant qu’aucune facture n’est émise pour ce dossier. Une fois la facture émise (ou saisie), le changement est refusé : faites un avoir qui annule toute la facture, puis changez le client et refacturez. Une intervention annulée ne change plus de client.

Le déposant devient le contact principal du nouveau client. Les devis déjà émis, les documents signés et les factures annulées restent au nom de l’ancien client ; le prochain devis portera le nouveau. Ses commentaires, ses documents et ses rendez-vous suivent l’intervention : ils figurent dans l’export du nouveau client et plus dans celui de l’ancien. Relisez-les avant de changer le client. Cochez devient aussi détenteur pour que le nouveau client devienne le détenteur du véhicule à partir d’aujourd’hui (la période de l’ancien détenteur est close).

Devis

Les lignes d’une intervention forment le brouillon du devis. La carte Devis de la section Documents permet d’en voir l’aperçu, d’émettre le devis (numéro D-AAAA-NNNNN, PDF à remettre au client) et d’enregistrer la réponse du client. Émettre un devis ne change pas la phase du dossier : tant que le client n’a pas répondu, le devis est un verrou qui empêche de démarrer (Réceptionnée → En cours) ou de terminer (En cours → Terminée). Accepté, il lève ce verrou sans changer la phase ; refusé, le devis initial annule le dossier (avec le motif noté) et le refus d’un devis complémentaire retire seulement ses lignes. En cours de travaux, la carte signale l’écart avec le devis accepté et propose un devis complémentaire. Voir Devis.

Pour retrouver les dossiers dont un devis attend une réponse, ouvrez la liste Interventions et choisissez Attente › Devis en attente de réponse.

Demande et travaux

Les symptômes, le diagnostic, les travaux réalisés et l’activité sont disponibles si la fonctionnalité Détails de l’intervention est activée (Réglages › Fonctionnalités, voir Fonctionnalités) ; l’objet et les travaux demandés sont toujours là.

La section Demande et travaux contient l’objet, les symptômes (ce que décrit le client), les travaux demandés (ce que le client veut faire faire : « vidange, pneu arrière »), le diagnostic (ce que l’atelier constate) et les travaux réalisés. Ces champs restent modifiables jusqu’à la facturation ou l’annulation. Chacun s’enregistre quand vous le quittez (comme le kilométrage) : il n’y a pas de bouton « Enregistrer » ; « Enregistré » s’affiche à côté du titre. Si un autre poste a modifié le même champ pendant votre saisie, la fiche le signale : Garder ma saisie ou Reprendre la version enregistrée. Si l’enregistrement échoue (réseau coupé, dossier verrouillé entre-temps), votre saisie est conservée et le champ est signalé « Non enregistré » : Réessayer ou Reprendre la version enregistrée ; tant qu’un champ modifié n’est pas enregistré, le navigateur demande confirmation avant de quitter la page.

Deux listes complètent le dossier :

• l’intervenant responsable : il est proposé d’office quand vous ajoutez une ligne de main-d’œuvre ;
• l’activité : le type de travail principal du dossier (mécanique, entretien, pneumatiques…).

Seuls les intervenants et les types de travail actifs se choisissent ; un choix devenu inactif reste affiché. Aucun efface le choix.

Enseigne du dossier. Si le garage a déclaré deux enseignes ou plus (voir Fiche du garage), une troisième liste, Enseigne, choisit le nom commercial imprimé en tête du devis et de la facture du dossier. Choisir une activité liée à une enseigne la pose d’office. L’enseigne se change tant qu’aucun devis ni facture n’est émis, puis elle est figée : tous les documents d’un même dossier portent le même en-tête. Une enseigne archivée depuis reste celle du dossier (elle ne peut plus être choisie pour un autre). Pendant un accès support, l’enseigne d’un dossier ne se change pas. Le garage (aucune enseigne) imprime l’en-tête du garage. Deux sociétés distinctes se gèrent dans deux garages, pas dans deux enseignes.

Ces champs structurés nourrissent l’historique du véhicule et, plus tard, l’assistant atelier. N’y écrivez pas de données personnelles (nom, téléphone, adresse, remarque sur une personne) : décrivez le véhicule et le travail.

Kilométrage

Disponible si la fonctionnalité Détails de l’intervention est activée (Réglages › Fonctionnalités, voir Fonctionnalités).

Le kilométrage à l’entrée se saisit sur la fiche de l’intervention, aux phases ouvertes (Planifiée, Réceptionnée, En cours). Il devient un relevé de kilométrage du véhicule, daté du jour selon le fuseau du garage, et peut être corrigé tant que l’intervention est ouverte. Une valeur inférieure à un relevé précédent est acceptée mais signalée (compteur remplacé ?). Ce relevé ne se supprime pas depuis la fiche du véhicule.

Pièces et main-d’œuvre

La section Pièces et main-d’œuvre reprend tout ce qui sera facturé :

• Main-d’œuvre : un type de travail ; son taux horaire est recopié et reste modifiable. La durée se compte en heures (« 1,5 ») ; l’intervenant est d’office le responsable du dossier.
• Pièce : une pièce du catalogue (sa désignation et son prix sont recopiés, le prix reste modifiable) ou une pièce libre, hors catalogue.
• Forfait : prix fixe et durée prévue du catalogue ; ses pièces comprises s’ajoutent en dessous, à prix nul. Si vous changez la quantité du forfait, celle de ses pièces comprises suit automatiquement.
• Révision type : choisie dans les suggestions de la barre de saisie, elle ajoute en une fois ses forfaits (avec leurs pièces), ses pièces et ses lignes de texte, dans l’ordre de la révision.
• Texte : une remarque sans prix ni quantité (« Pneus fournis par le client »), imprimée en italique sur le devis. Elle ne compte ni dans les totaux, ni dans la durée planifiée, ni dans le stock.

Les quantités acceptent jusqu’à trois décimales.

Ajouter une ligne

Sous le tableau, la barre de saisie (« Rechercher pièce, main-d’œuvre, forfait… ») cherche en même temps, dès les premières lettres, dans :

• les pièces du garage (désignation, référence ; le stock s’affiche pour les pièces suivies) ;
• le catalogue d’un fournisseur connecté (par exemple « Catalogue Bihr », voir plus bas) ;
• la main-d’œuvre et les forfaits ;
• les révisions types (avec la fonctionnalité Révisions types).

Sur un ordinateur, le curseur est déjà dans la barre à l’ouverture d’un dossier dont les lignes se modifient ; sur une tablette, touchez la barre (le clavier virtuel ne s’ouvre pas tout seul, pour ne pas cacher la fiche).

Touche	Effet
Entrée	ajoute la suggestion surlignée (la première si vous n’en avez pas choisi)
↑ ↓	choisissent une autre suggestion
Tab	ajoute la suggestion, puis ouvre la quantité de la nouvelle ligne ; Tab encore mène au prix, puis à la remise
Échap	vide la barre

Tapez le préfixe mo pour chercher de la main-d’œuvre, f pour un forfait et t pour une ligne de texte ; sans préfixe, la barre cherche partout et propose en dernier recours une pièce libre. Le bouton Catalogue (avec la permission de consulter le catalogue), à gauche de la barre, ouvre le sélecteur du catalogue dans un panneau (voir ci-dessous).

Le panneau Catalogue

Le bouton Catalogue (avec la permission de consulter le catalogue), ouvre le même sélecteur que l’onglet Rechercher du Catalogue : une recherche unique dans les pièces du garage, les articles des fournisseurs, les forfaits, la main-d’œuvre et les révisions types, avec le stock et le disponible de chaque pièce. Saisissez une quantité puis Ajouter : la ligne est posée sur le dossier, comme par la barre de saisie, et le panneau reste ouvert pour enchaîner. La barre de saisie unique reste disponible ; les deux ajoutent les mêmes lignes.

Après l’ajout, la barre se vide et garde le curseur : les lignes s’enchaînent sans souris. Une pièce est ajoutée en quantité 1 au prix du catalogue, une main-d’œuvre pour 1 h au taux et à la TVA de son type, un forfait en quantité 1 avec ses pièces comprises.

Préfixes : quelques lettres suivies d’une espace limitent la recherche. Ils sont facultatifs et sans majuscule obligatoire.

Préfixe	Cherche	Exemple
mo	la main-d’œuvre	mo diag
f	les forfaits	f vidange
r	les révisions types (avec la fonctionnalité)	r 12000
t	rien : ajoute une ligne de texte	t Pneus fournis par le client

Sans espace, ce n’est pas un préfixe : « filtre » cherche partout.

Code-barres : une suite de 8 à 14 chiffres (un EAN tapé ou lu à la douchette) met en tête la pièce du garage qui porte ce code.

Texte inconnu : en fin de liste, la barre propose toujours, dans cet ordre :

• Pièce libre « … » : une pièce hors catalogue, ajoutée à 0 € ; sa quantité s’ouvre aussitôt et Tab mène au prix à saisir. C’est le choix d’Entrée quand aucune suggestion ne correspond ;
• Texte « … » : une ligne de texte (200 caractères au plus) ;
• Créer la pièce « … » (avec le droit de gérer le catalogue) : un petit formulaire Nouvelle pièce du catalogue demande la désignation, la référence, le prix de vente HT, le prix d’achat HT et si la pièce est suivie en stock ; Créer et ajouter crée la pièce dans le catalogue (TVA par défaut du garage, vendue à l’unité) puis l’ajoute au dossier.

Articles d’un fournisseur : si le garage a un fournisseur connecté (Bihr), la barre montre aussi, sous « Catalogue Bihr », les articles de son catalogue : désignation, référence, marque, prix de vente qu’aurait la pièce et disponibilité (« En stock (12) », « Réapprovisionnement le 3 nov. 2026 » ou « Indisponible »). La disponibilité est demandée en direct au fournisseur à l’affichage des articles ; s’il ne répond pas, c’est celle de la dernière synchronisation, datée (« au 7 oct. 2026 »). Choisir un article crée la pièce dans le catalogue du garage (ou reprend la pièce qui lui correspond déjà, voir Catalogue), puis l’ajoute comme une pièce du catalogue. Les articles des fournisseurs ne sont proposés qu’avec le droit de gérer le catalogue ; les forfaits et les révisions types ne proposent que les pièces du catalogue.

Sans le droit de consulter le catalogue, la barre ne cherche rien : seules la pièce libre et la ligne de texte restent.

Modifier une ligne sur place

La quantité, le prix unitaire HT, la remise et, pour la main-d’œuvre, l’intervenant se modifient directement dans le tableau : touchez ou cliquez la valeur (au clavier : Entrée ou F2 sur la cellule). Saisissez à la française (« 1,5 », « 41,20 ») :

• Entrée ou sortir du champ enregistre ;
• Échap annule ;
• Tab passe de la quantité au prix, puis à la remise.

Une valeur refusée (saisie invalide, dossier figé entre-temps) affiche un message et reprend l’ancienne valeur. Une pièce comprise dans un forfait ne se modifie qu’en quantité. Si deux postes modifient la même ligne, la dernière saisie l’emporte et la fiche se met à jour sur les deux.

Mettre à jour le catalogue : quand vous changez le prix d’une ligne de pièce du catalogue dont le prix de vente est saisi (et non calculé par une règle de prix), et si vous pouvez gérer le catalogue, un message propose pendant 8 secondes Mettre à jour le catalogue. Ce bouton reporte le nouveau prix HT sur la pièce du catalogue, et seulement son prix de vente ; l’historique des prix de la pièce le garde. Les autres dossiers gardent leurs prix. Rien n’est proposé pour la main-d’œuvre ni les forfaits.

Si le prix de vente d’une pièce du catalogue change après son ajout au dossier (saisie, règle de prix, synchronisation avec le fournisseur), la ligne affiche sous son prix « Prix catalogue : 41,20 € ». La ligne garde son prix : rien ne change sur le dossier ni sur un devis déjà fait. Modifiez le prix de la ligne vous-même si vous voulez appliquer le nouveau prix.

Remise : la main-d’œuvre, les pièces et les forfaits acceptent une remise en pourcentage (« 10 » ou « 12,5 »). Le montant de la ligne en tient compte (arrondi au centime). La colonne Rem. est toujours affichée tant que les lignes se modifient, ensuite seulement si une ligne a une remise. Une pièce comprise dans un forfait n’a pas de remise : remisez le forfait.

Remise globale : le menu ⋯ de l’en-tête de la section (Actions sur les lignes) propose Remise globale…, une fenêtre courte où saisir le pourcentage puis Appliquer la remise ; elle remise tout le dossier, en plus des remises de ligne. Elle s’applique à la base hors taxes de chaque taux de TVA (arrondie au centime) ; les totaux affichent alors le sous-total, la remise et le total HT. Le devis et la facture la reprennent. Elle se modifie aux étapes ouvertes seulement.

Marge : sous les lignes, la ligne Marge : X € · Y % est toujours affichée et suit chaque article et chaque remise ; son cadre passe en orange sous le seuil de marge du garage, en rouge pour une vente à perte, avec une phrase qui le dit. Le bouton Marge, dans l’en-tête de la carte des lignes, ouvre le détail par ligne : prix HT avant remise, remise (%), vente HT, achat HT (pièce : prix moyen du stock, sinon prix d’achat du catalogue ; main-d’œuvre : coût horaire du type de travail ; forfait : coût de ses pièces comprises) et marge en euros et en pourcentage du prix de vente, puis les totaux. La marge s’affiche en vert, en orange sous le seuil de marge du garage (avec la phrase « Marge sous votre seuil »), en rouge si elle est négative (vente à perte). Changez la remise d’une ligne ou la remise globale : tout se recalcule à la frappe ; Appliquer les remises les enregistre sur le dossier, Annuler les changements revient aux remises enregistrées. Une ligne sans prix d’achat ni coût horaire affiche « — » et la marge est dite partielle. La marge n’est visible qu’avec la permission de modifier le catalogue ou d’ajuster le stock, et n’est jamais imprimée sur le devis ni la facture. Le choix d’afficher la marge est gardé dans votre navigateur. Sur téléphone, chaque ligne s’affiche en carte compacte : désignation, puis quantité, prix unitaire HT, remise, TVA et montant, chacun avec son libellé.

Avancement : chaque ligne a un avancement (À faire, En cours, Faite), modifiable aux phases ouvertes, avec la fonctionnalité Suivi des lignes (voir Fonctionnalités). Activée, toutes les lignes doivent être faites pour terminer le dossier. Une pièce attendue n’est plus un avancement mais un drapeau posé sur la ligne. C’est un suivi d’atelier : il ne figure pas sur le devis et ne change ni le stock (les pièces sortent du stock quand l’intervention est terminée) ni la phase de l’intervention. Chaque ligne a son taux de TVA, choisi parmi les taux du garage. La TVA est calculée par taux, sur la somme hors taxes des lignes de ce taux ; la section affiche le total HT, la TVA de chaque taux et le total TTC, ainsi que la durée planifiée (forfaits et main-d’œuvre, arrondie au quart d’heure).

Ordre des lignes et menu ⋯

Chaque ligne a une poignée ⋮ : faites-la glisser à la souris, ou au doigt après un court appui, pour placer la ligne ailleurs. Un forfait se déplace avec ses pièces comprises. Au clavier, placez-vous sur la poignée, appuyez sur Espace ou Entrée, choisissez la place avec ↑ et ↓, puis appuyez de nouveau sur Espace ou Entrée (Échap annule) ; chaque étape est annoncée aux lecteurs d’écran.

Le menu ⋯ de chaque ligne propose :

• Modifier… : les champs moins courants (désignation, unité, TVA, pièce de réemploi, type de travail) ;
• Dupliquer : recopie la ligne (et les pièces comprises d’un forfait) à la fin du dossier, aux mêmes prix ;
• Monter et Descendre : déplacent la ligne d’un rang ;
• Supprimer : toujours après confirmation ; supprimer un forfait supprime aussi ses pièces comprises.

Une pièce de réemploi (d’occasion ou reconditionnée) porte la pastille Réemploi. Une pièce du catalogue marquée de réemploi l’est aussi sur la ligne ; la case Pièce de réemploi de Modifier… la change. Seules les lignes de pièce peuvent être des pièces de réemploi. Le client choisit s’il souhaite des pièces de réemploi quand il accepte le devis (voir Devis).

Lignes ajoutées d’office

Une révision type peut être ajoutée d’office aux nouveaux ordres de réparation ou aux nouveaux devis (voir Catalogue). Ses lignes sont alors posées à la création du dossier et portent la puce Par défaut : ce sont des lignes comme les autres, à modifier ou à supprimer si elles ne servent pas. Rien n’est ajouté à la réception d’un véhicule, ni quand un devis devient un ordre de réparation (il garde ses lignes).

Pièces et stock

Quand l’intervention est terminée, chaque pièce suivie en stock (lignes de pièce et pièces comprises dans un forfait) sort du stock au prix moyen pondéré du moment. Émettre la facture puis livrer le dossier ne change rien au stock. Annuler la facture par un avoir ne change rien au stock (la phase ne change pas, les pièces restent sorties) ; rouvrir le dossier de Terminée à En cours remet les pièces en stock.

Rouvrir une intervention rend tout au stock ; la terminer de nouveau sort les lignes telles qu’elles sont alors. Une ligne libre (hors catalogue) ou une pièce hors stock ne touche jamais au stock.

Avec le droit de consulter le stock, chaque ligne de pièce indique la quantité en stock et, le cas échéant, les pastilles À racheter ou Stock négatif (un stock négatif est signalé, jamais bloquant). Dans la carte Activité, la partie Mouvements de stock liste les sorties et les retours de l’intervention. Ni les coûts ni la valeur du stock n’apparaissent sur la fiche.

Pièces manquantes

Quand la quantité demandée par les lignes de pièce dépasse ce qui est disponible, la fiche affiche au-dessus des lignes un bandeau de synthèse (« 2 pièces manquantes », avec Tout commander), et sur la ligne de chaque pièce le détail : « il en faut 4, disponible 1, manque 3 ». Le disponible est le stock moins la demande des autres interventions ouvertes (planifiées, en cours ou en attente) : c’est un calcul, rien n’est réservé. La ligne de la pièce porte la pastille Manquant (le détail et Commander sont sur sa première ligne si la pièce revient plusieurs fois), et « 2 en commande » indique ce qui est déjà dans une commande.

• Commander ajoute la quantité manquante au brouillon de commande du fournisseur par défaut de la pièce (le préféré, sinon l’unique fournisseur). La commande est rattachée au dossier : elle apparaît comme telle dans les pièces à commander et dans la commande.
• Tout commander fait de même pour toutes les pièces manquantes qui ont un fournisseur par défaut. Si certaines commandes échouent, le message indique combien ont réussi.
• Une pièce sans fournisseur par défaut ne se commande pas depuis sa ligne, qui dit pourquoi : aucun fournisseur lié, ou plusieurs fournisseurs sans préféré. Avec la permission de consulter le catalogue, Ouvrir la fiche de la pièce mène à la pièce dans Catalogue › Pièces du garage : ouvrez-la pour lui lier un fournisseur ou désigner le préféré.

Le détail s’affiche avec la permission de consulter le stock ; Commander demande celle de commander aux fournisseurs. Une intervention terminée ou livrée n’a plus de manquant : ses pièces sont déjà sorties du stock.

Note

Une intervention terminée avant l’arrivée du stock n’a pas sorti ses pièces à ce moment-là. Elle les sort à son prochain changement de phase, par exemple de Terminée à Livrée. Aucun rattrapage automatique n’est fait.

Documents

La section Documents, sous les pièces et la main-d’œuvre, réunit tous les documents du dossier, dans l’ordre où ils se font : bon de réception, devis (et ses versions), estimation de réparation, ordre de réparation, bon de restitution, puis facture et avoirs. Seuls apparaissent les documents qui existent déjà ou que l’on peut faire à l’étape du dossier : pas d’ordre de réparation avant la phase Réceptionnée (il se signe dès cette phase : sa signature est exigée pour démarrer), pas de bon de restitution avant que le dossier soit terminé. Les bons de réception et de restitution n’apparaissent que si la fonctionnalité Bons de réception et de restitution est activée (un bon déjà signé reste consultable) ; de même, l’estimation et l’ordre de réparation n’apparaissent que si les fonctionnalités Estimation de réparation et Ordre de réparation sont activées dans Réglages > Fonctionnalités (un document déjà signé reste consultable).

Chaque document est une ligne : son type, son numéro (R-00128, OR-00128, RS-00128, D-2026-00007, F-2026-00012…), sa date, son état (à créer, saisi, non signé, émis, signature en attente, signé, accepté, refusé…), une courte description, une action principale en bouton (créer ou ouvrir le bon, faire signer, PDF, répondre au devis, PDF de la facture) et le menu ⋯ (Actions : …) pour toutes les autres. Un document dépassé (version signée remplacée, version de devis remplacée, facture corrigée ou annulée par un avoir) est grisé et n’a plus d’action d’écriture : son menu ⋯ ne garde que la consultation (PDF, vérification). Les actions :

• Créer le bon ou Ouvrir le bon (réception, restitution) ;
• PDF (non signé) (menu ⋯) : l’exemplaire imprimé à la volée du bon, de l’estimation ou de l’ordre de réparation ; Papillon des clés (PDF) sur l’ordre de réparation ;
• Faire signer : ouvre le dialogue de signature (voir Documents d’atelier et signature) ; Envoyer l’ordre de réparation (menu ⋯) l’envoie non signé ;
• une fois signé, la version signée du document, sous sa ligne : PDF signé (action principale), puis dans son menu ⋯ Vérifier (intégrité), Envoyer, Modifier (une nouvelle version est à signer), et pour une signature en attente Finaliser (action principale quand la signature est complète), Renvoyer le lien, Annuler le lien ou Annuler ;
• la ligne Devis : Émettre le devis (action principale), Aperçu du devis (menu ⋯), puis une sous-ligne par version avec Enregistrer la réponse (action principale d’une version en attente) ou son PDF, et Faire signer et Envoyer dans son menu ⋯ (voir Devis) ;
• Client de confiance : à côté de Émettre le devis, le bouton Sans devis note que le client n’en veut pas ; à côté de Faire signer l’ordre de réparation, Sans signature permet de démarrer sans OR signé. Une courte confirmation rappelle l’effet ; le choix est tracé (« Choisi par … le … ») et ne se retire pas, mais on peut toujours émettre un devis ou faire signer l’OR ensuite. Sans signature, un client peut contester un montant : à réserver aux clients de confiance ;
• la ligne Facture : PDF (original) puis PDF (duplicata) en action principale (avant l’émission, Terminer, facturer et encaisser ou Terminer et facturer), et dans ⋯ la proforma, l’envoi de la facture et de chaque avoir, le PDF des avoirs, Détails (le panneau de la facture), Faire un avoir partiel et Corriger le numéro ; la case Acquittée reste sous la ligne, et l’historique liste les factures dépassées (voir Facturation).

Le PDF d’une facture émise par Mekaplus suit les règles de la facturation : la première remise est l’original, les suivantes sont des duplicatas numérotés. Le bouton le dit avant le clic : PDF (original) tant que l’original n’a pas été remis, PDF (duplicata) ensuite.

En fin de section, Copies rangées (replié) liste les fichiers du dossier qui appartiennent au flux : PDF des devis envoyés, documents signés, original et duplicatas rangés de la facture, proforma envoyée, copie d’une facture émise ailleurs. C’est là que se joint la copie PDF d’une facture saisie (catégorie Facture). Les photos et pièces jointes restent dans Photos et documents.

Chaque action garde ses permissions : la ligne ne propose que ce que vous pouvez faire, et Mekaplus revérifie tout à l’enregistrement.

Les phases

Sous le titre, la bande des phases montre où en est le dossier : Planifiée → Réceptionnée → En cours → Terminée → Livrée, la phase courante en avant et les phases passées cochées (rien pour un dossier annulé, dont le badge Annulée suffit). Dessous, en version complète, la frise des documents : Réception (s’il y est passé), Devis (dernière version), Ordre de réparation (OR-00128 ; Réparation, sans numéro, si la fonctionnalité Ordre de réparation n’est pas activée), Facture, puis Restitution (RS-00128) dès que le bon de restitution existe. Chaque élément mène à sa carte de la section Documents. Un dossier dont le bon de restitution est signé porte le badge Restitué. Avec la facturation intégrée, la frise montre chaque facture et chaque avoir émis (Facture F-2026-00012 → Avoir A-2026-00003) ; une pastille donne le nombre d’envois par e-mail du devis, de l’ordre de réparation, du bon de restitution, de la facture et de l’avoir (« 1 envoi »). Un clic sur une facture ou un avoir ouvre son panneau.

Panneau d’un document

Le panneau d’une facture ou d’un avoir s’ouvre à droite (sur toute la largeur sur un téléphone) depuis la frise ou le bouton Détails de la carte Facture, à la souris ou au clavier (Entrée sur le nœud, Échap pour fermer). Il donne le numéro, la date, le montant TTC, l’état (facture en cours, annulée par un avoir, avoir de telle facture) et la liste des envois du document avec leur statut (programmé, envoyé, délivré, en échec…) — jamais l’adresse du destinataire. Ses actions :

• Ouvrir le PDF (nouvel onglet) et Télécharger : l’original de la facture ou de l’avoir ;
• Envoyer : le dialogue d’envoi commun ;
• Avoir (facture en cours d’une intervention facturée) : le dialogue de l’avoir partiel.

Le PDF ne s’affiche pas dans le panneau : il s’ouvre dans un nouvel onglet.

Des attributs calculés par Mekaplus s’ajoutent à la phase dans l’en-tête : Facturée (une facture est en vigueur), À replanifier (dossier Planifiée dont le dernier rendez-vous a été supprimé), Devis à accepter et n drapeaux ouverts.

La barre d’actions, en haut de la fiche, sous l’en-tête, propose le passage suivant en bouton principal : Réceptionner (de Planifiée), Démarrer (de Réceptionnée), Terminer (d’En cours), Livrer (de Terminée). Dans ⋯ : Revenir à Réceptionnée (depuis En cours, pour un devis complémentaire), Rouvrir (de Terminée vers En cours, de Livrée vers Terminée) et Annuler le dossier (avec confirmation). Elle défile avec la fiche : elle ne reste pas collée en haut de l’écran et ne cache jamais le contenu. Imprimer, faire signer et envoyer un document se font depuis sa carte, dans la section Documents. À Réceptionnée, tant que le bon de réception n’est pas signé, le bouton principal est Bon de réception (le passage reste à côté) ; ensuite, le bon s’ouvre depuis ⋯ ou sa carte.

Ce qui retient un passage

Quand un passage est retenu, son bouton reste visible mais refusé, et la barre liste ce qu’il reste à faire — exactement ce que Mekaplus vérifie, jamais autre chose :

Passage	Verrous possibles
Planifiée → Réceptionnée	bon de réception à signer (si la fonctionnalité Bons de réception et de restitution est activée)
Réceptionnée → En cours	devis ou estimation en attente de réponse ; ordre de réparation à signer (si la fonctionnalité Ordre de réparation est activée, sauf choix Sans signature)
En cours → Terminée	drapeau bloquant ouvert ; devis en attente de réponse ; lignes non faites (fonctionnalité Suivi des lignes)
Terminée → Livrée	facture à émettre ; bon de restitution à signer (si les bons sont activés)
Annulation	facture en vigueur, acompte encore disponible, temps pointé, lignes faites ou pièces sorties (depuis En cours)
Retours et réouvertures	facture en vigueur : un avoir d’abord

Drapeaux

Un drapeau signale un blocage : Pièce attendue (sur le dossier ou sur une ligne, qui repasse alors « à faire ») ou Autre blocage, avec une note. La section Drapeaux de la fiche pose (Poser un drapeau) et lève (Lever) les drapeaux ; un drapeau levé reste lisible dans l’historique et ne se supprime pas. Comme les commentaires, la note figure dans l’export du client et est effacée s’il est anonymisé : elle ne doit pas contenir de données personnelles inutiles. Tant qu’un drapeau est ouvert, l’intervention ne peut pas passer à Terminée. Les drapeaux se posent aux phases ouvertes (Planifiée, Réceptionnée, En cours).

Facture et avoir

La facture ne change pas la phase. Depuis Terminée (ou Livrée, si la facture a été annulée par un avoir), la barre propose Facturer et encaisser puis Émettre seulement avec les encaissements et la facturation intégrée, Facturer sans encaissements, ou Renseigner le numéro pour une facture faite dans votre logiciel. Depuis En cours, Terminer et facturer de la carte Facture fait les deux en un geste. Une facture en vigueur fige les lignes, le kilométrage et les temps, empêche d’annuler et de revenir en arrière ; Faire un avoir (dans ⋯) l’annule sans changer la phase. Voir Facturation.

Quelques règles sont fixes :

• aux phases Terminée, Livrée et Annulée, les lignes et le kilométrage sont figés ;
• une intervention ne passe à Livrée qu’avec une facture émise ; elle ne s’annule plus ensuite ;
• les réouvertures demandent la permission Rouvrir une intervention terminée, livrée ou annulée.

Une intervention ne se supprime pas : un devis refusé ou une erreur se clôt par la phase Annulée.

La fiche en version simple

Quand la fonctionnalité Détails de l’intervention est désactivée (Réglages › Fonctionnalités, voir Fonctionnalités), la fiche se réduit au parcours courant, sans la frise des documents :

• la bande des phases sous l’en-tête reste la seule frise : la frise des documents n’est affichée qu’en version complète ;
• la barre d’actions est la même, avec en plus Émettre un devis (ouvre le dialogue d’émission de la section Devis) tant qu’aucun devis n’est émis, aux phases Planifiée et Réceptionnée. Le devis complémentaire n’est pas proposé : il reste disponible en version complète ;
• la section Documents est la même qu’en version complète ;
• la carte Planning et temps, repliée par défaut (le navigateur se souvient de son état), range la planification, le panneau des temps et le suivi des temps.

En version complète, la frise des documents s’ajoute à la bande des phases et la carte Planning et temps est dépliée.

Planning et temps

La fiche garde trois sections principales : Demande et travaux, Pièces et main-d’œuvre et Documents (suivies des Photos et documents). Sur un grand écran (1 536 pixels de large ou plus), elle se lit en deux colonnes : à gauche ces sections ; à droite trois cartes — Règlements (si la caisse est activée), Planning et temps et Activité (le suivi et les commentaires, les envois au client, les mouvements de stock) — puis l’assistant. Sur un écran plus étroit, une tablette ou un téléphone, les blocs s’empilent : ceux de droite viennent après les documents.

Le bloc Planification liste les créneaux de l’intervention, à l’heure du garage, avec les intervenants et la ressource. Un clic sur un créneau ouvre le planning de ce jour. Il apparaît pour les personnes qui peuvent consulter le planning.

Pour ajouter un créneau sans quitter la fiche, touchez + Créneau : le jour (aujourd’hui, ou le prochain jour ouvré si la journée du planning est finie ; le dimanche est sauté), l’heure de début, la durée (proposée : le reste prévu, c’est-à-dire le temps prévu moins le temps déjà planifié, au quart d’heure supérieur et 30 minutes au moins), l’intervenant (par défaut le responsable du dossier) et, si besoin, une ressource. Avant d’ajouter, la fiche indique Aucun conflit ou le conflit trouvé (intervenant ou ressource déjà pris) ; un conflit n’empêche pas d’ajouter, comme au planning. Modifier change le jour, l’heure, la durée, l’intervenant et la ressource d’un créneau (un créneau à plusieurs intervenants garde les siens : changez-les depuis le planning) ; Supprimer demande une confirmation. Ajouter, modifier ou supprimer demande le droit de créer, déplacer et supprimer des rendez-vous et une intervention ouverte ; Ouvrir dans le planning mène au planning complet.

Le bloc Temps indique :

• Prévu : la durée des forfaits (multipliée par leur quantité) et les heures de main-d’œuvre des lignes ;
• Planifié : la somme des créneaux (pour les personnes qui peuvent consulter le planning), avec une barre qui le compare au prévu ;
• Vendu : le même calcul, limité aux lignes facturées au client (une main-d’œuvre offerte ou un forfait remisé à 100 % est prévu mais pas vendu) ;
• Passé : le temps pointé (voir Les temps passés), « Passé (vous) » si vous ne voyez que vos propres temps ; un chrono en cours est signalé à part (« + 0 h 12 en cours ») et n’est compté qu’une fois arrêté.

Avec le droit de consulter les temps de tous, la carte Suivi des temps suit le bloc Temps : planifié, vendu et passé, puis pour chaque intervenant le temps saisi, le temps au chrono, le total et le chrono en cours ; le coût interne n’y figure qu’avec le droit « Gérer les temps de tous ». Imprimer le détail télécharge le détail imprimé des temps.

Temps passés d’une ligne

Pour une ligne de main-d’œuvre ou un forfait, le menu ⋯ propose aussi, à toute étape où l’on pointe (même quand les lignes sont figées à « terminée », et sans le droit de modifier l’intervention) :

• Temps passés… : ouvre un panneau (en bas de l’écran sur un téléphone) avec le temps vendu et le temps passé de la ligne, la liste des temps (intervenant, jour, origine, note, durée), Modifier et Supprimer pour les temps que vous pouvez corriger, et un formulaire pour saisir un temps (intervenant, jour, durée, note) ; Échap ou Fermer le referme et rend le focus au bouton ⋯ ;
• Démarrer le chrono (ou Arrêter le chrono s’il tourne sur cette ligne), si votre compte est lié à un intervenant.

La colonne Tps passé du tableau des lignes donne le temps passé de chaque ligne de main-d’œuvre et de chaque forfait (« Tps passé (vous) » si vous ne voyez que vos propres temps). Une pièce, un texte ou une pièce comprise n’ont pas de temps.

Habilitation électrique

Sur un véhicule électrique ou hybride (d’après le modèle du référentiel), un intervenant sans habilitation électrique valide aujourd’hui est signalé Non habilité VE : à côté du responsable du dossier, à côté de l’intervenant d’une ligne de main-d’œuvre et dans les listes de choix. Ce n’est qu’un avertissement : l’affectation est enregistrée. Les habilitations se règlent dans Réglages › Intervenants.

Notifications

La partie Notifications de la carte Activité, dans la colonne de droite, liste les e-mails envoyés ou prévus pour cette intervention et ses rendez-vous (confirmations, rappels la veille, véhicule prêt), avec leur statut, leur date et, s’il y a lieu, la raison d’un non-envoi.

Quand l’intervention est terminée ou facturée, le bouton Prévenir le client : véhicule prêt envoie tout de suite un e-mail au client. Sous le bouton, Mekaplus indique qui le recevra (nom et adresse en partie masquée) ou pourquoi le client ne peut pas être prévenu (pas de consentement, opposition, pas d’adresse…) : le bouton est alors désactivé. Un second clic dans les 2 minutes est refusé, pour ne pas envoyer deux fois le même e-mail.

Renvoyer reprend une confirmation ou un véhicule prêt non envoyé, en échec ou rejeté, une fois la cause corrigée. Un renvoi de confirmation demandé hors de la plage de 9 h à 20 h part le lendemain à 9 h : l’heure prévue s’affiche. Voir Notifications aux clients.

Suivi

La partie Suivi de la carte Activité, dans la colonne de droite, est la chronologie du dossier, du plus ancien au plus récent : les opérations faites dans Mekaplus (création de l’intervention, changements de phase, bons de réception et de restitution saisis, devis émis, acceptés ou refusés, documents signés, factures et avoirs émis, facture saisie) et les commentaires de l’atelier (signés et horodatés). Ajoutez un commentaire avec Commenter. Les commentaires ne se modifient pas et ne se suppriment pas. Comme les champs de la demande, ils ne doivent pas contenir de données personnelles inutiles.

Photos et documents

La section Photos et documents de l’intervention garde les photos et pièces jointes prises pendant l’intervention : état du véhicule, pièce usée, pièce remplacée, document technique. Son titre indique leur nombre, « Photos et documents (3) », pour savoir d’un coup d’œil s’il y a des pièces jointes. Les documents du flux (devis, bons, ordre de réparation, facture et leurs PDF) n’y sont plus : ils sont dans la section Documents, leurs fichiers sous Copies rangées. Voir Photos et documents.

La liste Interventions

La bascule Liste / Tableau, en haut à droite, affiche les dossiers en colonnes par phase : voir Le tableau de l’atelier.

Le menu Interventions liste les dossiers par onglets de phase (cartes qui se comportent comme des onglets), chacun avec son effectif :

Onglet	Dossiers
Tous	tous les dossiers
Planifiée	un rendez-vous est pris
Réceptionnée	le véhicule est là
En cours	travaux lancés
Terminée	travaux finis, à facturer ou à livrer
Livrée	rendus au client
Annulée	dossiers abandonnés

Les dossiers sont groupés par jour de création (« Aujourd’hui », « Hier », puis la date), du plus récent au plus ancien ; la liste se lit par pages de 25 (barre de pagination en bas) ; un jour coupé entre deux pages répète son en-tête en haut de la page suivante. Toute la ligne ouvre le dossier. La colonne Documents liés montre la facture en cours et la dernière version du devis, avec son état.

La colonne Statut montre la phase du dossier. Un dossier dont le bon de restitution est signé y porte aussi le badge Restitué. Dans les onglets Terminée, Livrée et Tous, la colonne Reste dû suppose la fonctionnalité Encaissements et caisse ; sans elle, une facture cochée Acquittée porte la pastille du même nom.

Rechercher

En haut de la liste, cherchez par objet, immatriculation, nom du client ou numéro (#42, 42, OR-00042 ou R-00042). La recherche s’applique à la frappe, sans bouton. Le bouton Filtres ouvre la période de création (Du, Au, jours du garage ; la date de début ne peut pas suivre la date de fin), l’attente, l’intervenant (rendez-vous ou main-d’œuvre du dossier ; proposé avec la fonctionnalité Intervenants) et le document que le dossier porte selon sa phase (Réceptions, Devis ou Ordres de réparation, comme dans le planning), avec des puces retirables. Un nombre seul trouve aussi le dossier par le code de son client ou de son véhicule. La recherche s’applique à l’onglet ouvert, et les effectifs des onglets suivent la recherche. L’immatriculation et le nom du client ne sont cherchés et affichés que pour les personnes qui peuvent consulter les véhicules ou les clients ; sinon, la liste indique « accès réservé ».

La recherche trouve aussi une intervention par le numéro de sa facture, complet ou partiel, avec ou sans tirets (F-2026-00042, 202600042), y compris un ancien numéro corrigé ou annulé par un avoir. Le numéro de la facture en cours s’affiche sous le statut.

Elle trouve de même une intervention par le numéro d’un de ses devis, complet ou partiel, avec ou sans tirets (D-2026-00001, 202600001), toutes versions comprises (D-2026-00001-2). Ce numéro se cherche même sans accès aux clients ni aux véhicules. Sous le statut, la liste affiche la dernière version du devis et son état, par exemple « Devis D-2026-00001 · En attente de réponse ».

Pour relancer vos clients, choisissez Attente › Devis en attente de réponse (l’autre choix, Drapeau ouvert, liste les dossiers bloqués) : la liste ne garde que les dossiers d’un client non anonymisé dont la dernière version attend encore une réponse, devis expirés compris (à relancer ou à réémettre). Voir Relancer les devis en attente.

Client anonymisé

Quand un client est anonymisé, ses interventions restent (sans son identité) pour l’historique du véhicule, mais leurs commentaires et leurs documents administratifs sont supprimés, la note de leurs drapeaux est effacée, et elles passent en lecture seule.

Qui peut faire quoi

Action	Droit nécessaire
Voir la liste et les fiches	Consulter les interventions
Créer, modifier, saisir les lignes, le kilométrage et les commentaires, changer de phase, poser et lever un drapeau, ordonner les cartes du tableau	Créer et suivre les interventions (et, pour créer, consulter les véhicules et les clients)
Rouvrir	Rouvrir une intervention terminée, livrée ou annulée
Main-d’œuvre, forfaits, révisions types, pièces du catalogue, bouton Catalogue	Consulter le catalogue
Voir les pièces manquantes (bandeau et lignes)	Consulter le stock
Commander (ligne) et Tout commander (bandeau)	Commander aux fournisseurs
Ajouter une pièce d’un fournisseur ou Créer la pièce depuis la barre de saisie, Mettre à jour le catalogue depuis une ligne	Gérer le catalogue
Voir les créneaux et le temps planifié	Consulter le planning
Ajouter, modifier, supprimer un créneau depuis la fiche	Créer, déplacer et supprimer des rendez-vous
Voir les notifications (le nom et l’adresse masquée du destinataire : consulter les clients)	Consulter les interventions
Prévenir le client : véhicule prêt, Renvoyer une notification	Prévenir les clients