Encaissements et factures à encaisser

Cette page suppose la fonctionnalité Encaissements et caisse activée (Réglages › Fonctionnalités, voir Fonctionnalités).

La page Caisse (menu Caisse) réunit ce que le garage a encaissé et ce qui reste à encaisser. Elle s’ouvre avec la permission Voir les règlements, les impayés et les relevés (onglets Encaissements et À encaisser) ou Voir le livre de caisse (onglet Livre de caisse) ; chacun ne voit que les onglets permis (rôles Administrateur et Accueil ; le Technicien n’a pas l’entrée du menu).

En tête, des indicateurs selon vos droits :

Encaissé aujourd’hui : total et détail par mode, avec la règle de la clôture du jour (et de son ticket Z) : paiements reçus aujourd’hui (remboursements déduits), moins les annulations faites aujourd’hui, même d’un paiement d’un autre jour ;
Impayés : reste dû total des factures et factures d’acompte, réparti par ancienneté du retard (0 à 30 j, 31 à 60 j, plus de 60 j ; une facture non échue compte dans la première tranche) ;
Solde théorique et Dernier comptage de la caisse (affichés par le livre de caisse sur son propre onglet).

Tout se met à jour de lui-même quand un autre poste encaisse.

Encaissements

Le nom des clients ne s’affiche (et ne s’exporte) qu’avec la permission de consulter les clients.

L’onglet Encaissements liste les paiements reçus sur une période (la journée par défaut, un an au plus), du plus récent au plus ancien : date et heure, client, mode (et Acompte ou Remboursement le cas échéant), pièces réglées, membre qui l’a saisi, montant. Un paiement annulé reste affiché, barré, avec la date et le motif de l’annulation.

Période : les boutons Aujourd’hui, Cette semaine et Ce mois, ou une période précise (Du, Au) dans le menu Filtres, où l’on trouve aussi le mode, saisi par (membres ayant encaissé sur la période) et le client (avec la lecture des clients). Chaque choix s’applique tout de suite et les filtres actifs s’affichent en puces retirables ; la date de début ne peut pas suivre la date de fin.
Totaux par mode : paiements de la période non annulés (un remboursement compte en négatif), et leur total. La clôture du jour, elle, compte une annulation le jour où elle est faite : pour rapprocher un jour de son ticket Z, voyez l’indicateur Encaissé aujourd’hui ou le ticket lui-même.
La liste se lit par pages de 25 : la barre de pagination, sous le tableau, mène aux pages suivantes ; l’export CSV reste complet (toute la période filtrée).
Le menu ⋯ d’une ligne donne le reçu de paiement (A4, 80 mm, envoi par e-mail).
Exporter les encaissements (CSV), dans le menu ⋯ de l’en-tête de la page, télécharge les mêmes lignes et les mêmes totaux (heures dans le fuseau du garage, montants en euros et en centimes, nombre de paiements par mode ; 5 000 lignes au plus : au-delà, le message demande de réduire la période). L’export n’est pas une pièce fiscale : les paiements scellés au journal font foi.

À encaisser

L’onglet À encaisser liste les factures et factures d’acompte qui ont un reste dû, de l’échéance la plus ancienne à la plus récente : pièce, client, échéance, retard (pastille verte jusqu’à 30 jours, orange de 31 à 60, rouge au-delà ; « Non échue » avant l’échéance) et reste dû.

Encaisser sur une ligne ouvre le dialogue d’encaissement sur cette pièce.
Règlement groupé : cochez plusieurs pièces d’un même client, puis Encaisser la sélection : le dialogue répartit le montant de la pièce la plus ancienne à la plus récente, répartition modifiable ligne à ligne. Des pièces de clients différents ne se règlent pas ensemble : le bouton reste inactif et l’écran le dit. La liste se lit par pages de 25 : la sélection porte sur la page affichée et se vide au changement de page.

Encaisser exige la permission Encaisser, rembourser, encaisser un acompte ; jamais en session support.

Relancer un client

Relancer sur une ligne ouvre l’envoi de la facture par e-mail (son original en pièce jointe), prérempli par le texte du niveau proposé : Rappel la première fois, puis Deuxième relance, puis Mise en demeure (avec, pour un client professionnel, le rappel des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de 40 € de l’article L441-10 du code de commerce). Le destinataire, l’objet et le message se vérifient et se modifient avant l’envoi, comme pour tout envoi de document.

Une fois l’e-mail parti, la relance est notée : la ligne affiche « Relancé le … » et son niveau, et la relance suivante proposera le niveau d’après. Une même facture ne se relance pas deux fois au même niveau le même jour ; une facture soldée ne se relance plus. Rien n’est noté si aucun e-mail n’a pu partir (contact sans adresse, par exemple). Une relance n’émet ni ne modifie aucune pièce : elle ne figure pas au journal fiscal, seulement au journal d’audit.

Relancer exige les permissions de l’envoi de la facture (émettre les factures, consulter les clients, déposer des documents, prévenir les clients) et celle de consulter les règlements ; jamais en session support. Les relances par SMS viendront avec l’envoi de SMS.