Devis

Le devis se prépare sur la fiche de l’intervention : ses lignes (main-d’œuvre, forfaits, pièces) forment le devis. Quand il est prêt, vous l’émettez : Mekaplus en fige une copie numérotée, que vous remettez au client. Vous enregistrez ensuite sa réponse. Tout se passe dans la section Devis de la fiche, au-dessus de la section Facture.

Préparer le devis

Tant qu’aucun devis n’est émis, la section indique « Aucun devis émis. Les lignes de l’intervention forment le brouillon du devis. » Saisissez les pièces et la main-d’œuvre comme d’habitude (voir Pièces et main-d’œuvre).

Aperçu du devis (menu ⋯ de la ligne Devis) télécharge le PDF du brouillon, barré d’un filigrane « Brouillon » : relisez-le avant d’émettre. L’aperçu n’est pas un devis : il n’a pas de numéro et ne se remet pas au client.

Émettre

Cliquez sur Émettre le devis. La fenêtre propose :

Validité (jours) : la durée pendant laquelle le client peut accepter le devis, celle des réglages du garage par défaut (30 jours), de 1 à 365 jours ;
Délai d’immobilisation estimé (jours) : facultatif ; 0 s’imprime « dans la journée » ;
un récapitulatif : nombre de lignes, total HT, TVA de chaque taux, total TTC ;
le stock des pièces du devis (si vous pouvez consulter le stock), à titre indicatif : émettre un devis ne réserve aucune pièce ;
un rappel : émettre le devis ne change pas la phase du dossier, mais tant que le client n’a pas répondu, le devis empêche de démarrer ou de terminer l’intervention (verrou « devis en attente »).

Si le SIRET ou le n° de TVA du garage manque, la fenêtre vous le signale (avec un lien vers les informations du garage si vous pouvez les modifier) : l’émission reste possible, mais complétez-les pour vos prochains devis.

Cliquez sur Émettre : le devis reçoit un numéro propre au garage, D-AAAA-NNNNN (par exemple D-2026-00001). Le PDF reprend les informations du garage, du client et du véhicule (kilométrage relevé compris), les lignes, les totaux HT, TVA et TTC, la validité, le délai d’immobilisation, les mentions du devis des réglages et un cadre « Bon pour accord ». Son titre (« DEVIS », ou celui que vous avez choisi, « Proposition de travaux » par exemple) et l’affichage de la colonne Référence se règlent dans Réglages › Documents ; ils sont recopiés dans le devis à son émission. Si CGV jointes est coché pour le devis, le devis cite la dernière version publiée de vos conditions générales de vente et les imprime à la suite ; il garde cette version même si vous en publiez une nouvelle.

Le nom d’un client particulier est précédé de la civilité de son contact principal (« M. Julien Marchal ») si elle est renseignée, et la couleur du véhicule figure avec ses caractéristiques. Une colonne Remise s’ajoute au tableau dès qu’une ligne a une remise ; les montants sont déjà remisés. Les lignes de texte s’impriment en italique sur toute la largeur, sans quantité ni montant. L’avancement des lignes n’apparaît pas sur le devis.

Un devis émis ne change plus, même si les lignes, le catalogue, le client ou le véhicule changent ensuite. Pour proposer autre chose, émettez une nouvelle version (voir « Devis complémentaire »).

Il faut au moins une ligne pour émettre. On ne peut émettre qu’aux phases ouvertes (Planifiée, Réceptionnée, En cours), et jamais pour un client anonymisé.

Remettre ou envoyer

Chaque version de la ligne Devis a son PDF (Télécharger le PDF dans son menu ⋯, ou en bouton quand la version n’attend plus de réponse) : imprimez-le ou remettez-le au client. Le PDF se télécharge avec la consultation des interventions et des clients (il porte le nom et l’adresse du client).

Envoyer par e-mail

Sur une version En attente de réponse ou Acceptée (pour en donner une copie au client), choisissez Envoyer par e-mail dans le menu ⋯ de la version. Le dialogue « Envoyer le devis D-… », commun à tous les documents (voir Messages et notifications), liste les contacts du client du devis : le contact de facturation est proposé en premier, les pastilles facturation, déposant et principal aident à choisir, chaque adresse est en partie masquée et un contact sans adresse est grisé. Choisissez le destinataire, au besoin jusqu’à deux contacts en copie (chacun reçoit son propre e-mail), relisez l’aperçu de l’e-mail, puis cliquez sur Envoyer.

Le PDF du devis est joint à l’e-mail. C’est l’original du devis, enregistré dans les documents de l’intervention, catégorie Devis, dès l’émission de la version : chaque envoi et chaque téléchargement réutilisent ce même PDF. Si ce document est supprimé, le téléchargement se refait depuis la copie figée et le prochain envoi l’enregistre de nouveau.
Comme tout document, le PDF passe d’abord l’analyse antivirus : l’e-mail part dès qu’elle est terminée, en général quelques instants après le clic. Si le PDF n’a pas pu être analysé, a été mis en quarantaine ou supprimé avant l’envoi, la notification passe En échec (« PDF du devis indisponible »). Un PDF supprimé est enregistré de nouveau au prochain envoi. Tant que le PDF déjà enregistré est en quarantaine ou en erreur d’analyse, Envoyer est refusé : relancez l’analyse (Analyser à nouveau) ou supprimez le document dans Photos et documents, puis renvoyez le devis.
Si vous émettez une nouvelle version avant le départ de l’e-mail, l’envoi de l’ancienne est annulé (« devis remplacé par une nouvelle version avant l’envoi ») : envoyez la nouvelle.
Un contact sans adresse ne produit aucun PDF : la notification est enregistrée Non envoyée.
L’e-mail part même si le client s’est opposé aux e-mails ou ne les a pas acceptés : c’est lui qui a demandé le devis. Il est rédigé dans la langue du devis (celle du client), indique le numéro et la date de validité, et dit comment accepter : en ligne avec le bouton de l’e-mail (voir ci-dessous), ou, sans lien, « Bon pour accord » signé ou en contactant le garage ; aucun montant n’apparaît dans le texte de l’e-mail. Le lien d’opposition reste en bas de l’e-mail : il concerne les rappels.
L’envoi compte dans le quota d’e-mails du garage et suit les règles des autres e-mails (adresse valide, garage actif) : voir Notifications aux clients.
Un second envoi de la même version dans les 2 minutes est refusé (« Ce devis vient d’être envoyé »). Un devis remplacé, expiré ou refusé ne s’envoie plus : émettez une nouvelle version.

L’envoi apparaît dans la section Notifications de la fiche (sorte Devis envoyé) avec son statut ; la version affiche « PDF envoyé ». Si le contact n’a pas d’adresse, la notification est enregistrée Non envoyée et Mekaplus vous en donne la raison.

Permettre au client d’accepter en ligne

Pour un devis En attente de réponse et non expiré, le dialogue propose la case Permettre au client d’accepter en ligne, cochée par défaut. L’e-mail du devis (PDF joint) porte alors un bouton Consulter et accepter le devis : le client lit le devis sur son téléphone ou son ordinateur, sans compte, puis l’accepte ou le refuse (voir Approbation en ligne). Un seul e-mail part : pas d’e-mail « Document à signer » séparé.

Le lien est personnel, ne sert qu’une fois et reste valable jusqu’à la fin du jour « Valable jusqu’au » du devis ; l’e-mail annonce cette date.
Il part au destinataire « À » seulement : les contacts en copie reçoivent le devis sans lien.
Le message prérempli dit « Vous pouvez l’accepter ou le refuser en ligne… » ; décocher la case le remet à « renvoyez-le signé… » (tant que vous ne l’avez pas retouché). Si le message retouché ou repris d’un envoi précédent ne correspond plus à la case, une alerte le signale sous la case, avec Rétablir le texte.
Si le lien n’est plus utilisable au moment du départ (devis préparé de nouveau, signé sur la tablette, autre lien envoyé), le devis part quand même, sans le lien ; la page Messages et notifications l’indique.
Mekaplus prépare en même temps le devis à signer (comme Faire signer) : une préparation encore en attente pour cette version est remplacée et son lien annulé. Renvoyer le devis avec la case envoie un nouveau lien et annule l’ancien.
La case n’apparaît pas pour un devis déjà répondu ou expiré, un devis du comptoir (adresse du ticket, aucun contact), une intervention close, ni sans les droits de Faire signer › Envoyer un lien de signature ; elle n’est jamais proposée en session d’assistance. Sans la case, l’e-mail est celui d’avant, sans lien.

Faire signer › Envoyer un lien de signature reste disponible, par exemple pour un devis déjà envoyé sans la case.

Enregistrer la réponse du client

Sur la version En attente de réponse (ou Expirée, voir « Devis expiré »), cliquez sur Enregistrer la réponse et indiquez :

Accepté ou Refusé ;
la date de la réponse : celle où le client a répondu (aujourd’hui par défaut), entre l’émission du devis et aujourd’hui ;
le mode : Signé à l’accueil, Réponse écrite (e-mail), Accord oral (téléphone) ou Autre (le mode En ligne (lien) est posé par Mekaplus lors d’une réponse par le lien, jamais saisi) ;
une note facultative (500 caractères au plus) ;
pour un accord d’un devis qui contient au moins une pièce : Pièces de réemploi souhaitées, Oui ou Non. Non est présélectionné, de sorte que la réponse s’enregistre sans autre clic ; choisissez Oui si le client souhaite des pièces de réemploi (la loi impose de lui en proposer, et il le coche sur le devis signé).

Joignez le devis signé dans Photos et documents de l’intervention, catégorie Devis (voir Photos et documents).

Aucun changement de phase n’est proposé ; la fenêtre dit l’effet de la réponse :

Accepté : le verrou « devis en attente » est levé ; la phase ne change pas, démarrez le dossier quand vous êtes prêt ;
Refusé, pour le devis initial : le dossier est annulé, avec le motif noté (si du travail est déjà commencé, l’annulation est refusée et la réponse n’est pas enregistrée) ;
Refusé, pour un devis complémentaire (travaux déjà faits) : seules les lignes du complément sont retirées, le refus est tracé, la phase ne change pas.

La réponse s’enregistre aussi tant que le dossier n’est ni Livré ni Annulé et sans facture en vigueur : ensuite le devis est dépassé et ses actions disparaissent : une réponse tardive se note. Elle s’enregistre une fois : elle ne se modifie pas ensuite. La version affiche alors « Accepté le … (Signé à l’accueil) » ou « Refusé le … », la note et le choix des pièces de réemploi.

Devis refusé et rendez-vous

Quand la dernière version du devis est refusée (enregistrée à la main, à la signature ou en ligne par le client) et que le dossier a un rendez-vous à venir, un bandeau s’affiche sous le devis. Il propose seulement : rien n’est supprimé de lui-même, car un client peut refuser un devis et garder son rendez-vous pour d’autres travaux.

Supprimer le rendez-vous (droit de modifier le planning) ouvre une courte confirmation. Le rendez-vous quitte le planning et le rappel prévu au client est annulé. Le client n’est pas prévenu par message ; le devis et les autres documents ne changent pas.
Garder le rendez-vous masque le bandeau pour ce rendez-vous, sur ce poste seulement (retenu par le navigateur, pas dans Mekaplus) ; il peut réapparaître sur un autre poste.
Sans le droit de modifier le planning, le bandeau signale le rendez-vous sans bouton de suppression. Il n’apparaît pas en session de support.

Devis expiré

Un devis sans réponse passé sa date de validité devient Expiré (calculé chaque jour, selon le fuseau du garage). Si le client a donné son accord pendant la validité (devis signé à temps, saisi plus tard), enregistrez-le avec la date où il l’a donné : sur une version expirée, la date d’un accord ne peut pas dépasser le dernier jour de validité. Un accord donné après la validité n’est plus recevable : émettez une nouvelle version. Un refus s’enregistre toujours.

Relancer les devis en attente

Dans la liste des interventions, le filtre Attente › Devis en attente de réponse affiche les interventions dont la dernière version du devis n’a pas encore de réponse, y compris les devis expirés. Sous le statut de chaque intervention, la liste indique le numéro de cette version et son état (« En attente de réponse » ou « Expiré ») : appelez le client, renvoyez-lui le devis par e-mail, ou, s’il a expiré, émettez une nouvelle version.

N’y figurent pas : une intervention dont la dernière version est acceptée ou refusée ; une intervention annulée ou livrée ; une intervention d’un client anonymisé. Le filtre ne garde que les interventions encore ouvertes (phases Planifiée, Réceptionnée, En cours, Terminée) : il n’y a plus personne à relancer pour les autres. Leur version garde son état « En attente de réponse » sur la fiche et dans la liste sans filtre. Pour retrouver un devis précis, tapez son numéro dans la recherche (D-2026-00001, 00001).

Devis complémentaire

Pour des travaux supplémentaires, ou pour revoir un devis, cliquez sur Émettre un devis complémentaire : une nouvelle version est émise avec le même numéro suivi de -2, -3… (par exemple D-2026-00001-2), à partir des lignes actuelles de l’intervention.

Si une version attend encore une réponse, elle est remplacée par la nouvelle (état Remplacé) : la fenêtre vous le rappelle. Une version déjà acceptée reste acceptée : si le client refuse le devis complémentaire, le premier accord reste valable.

Écart avec le devis accepté

En cours de travaux, la carte Devis (section Documents de la fiche) compare les lignes de l’intervention au devis accepté de référence (la version acceptée la plus récente) : lignes ajoutées, retirées ou modifiées.

Si le total TTC des lignes dépasse celui du devis accepté de plus que le seuil d’écart des réglages du garage, un bandeau l’indique : « Dépasse le devis accepté de 42,00 € TTC ». Détail de l’écart liste les lignes concernées, et le bouton Émettre un devis complémentaire est à portée de main.
Sinon (baisse, ou hausse sous le seuil), une simple ligne indique l’écart : « Écart avec le devis accepté D-2026-00001 : +12,00 € TTC ».

Rien n’est bloqué : l’écart vous aide à faire accepter les travaux supplémentaires avant de les réaliser.

Faire signer le devis à l’écran

Sur la version En attente de réponse, Faire signer ouvre le dialogue de signature : le client relit le devis tel qu’il sera signé et signe au doigt sur la tablette (Signer ici), ou reçoit un lien sur son téléphone (Envoyer un lien de signature). Pour un devis qui contient au moins une pièce, le choix Pièces de réemploi souhaitées se fait avant sur la tablette ; par le lien, c’est le client qui le fait (la valeur choisie ici lui est seulement proposée). Une fois signé, le devis est enregistré comme accepté (mode « Signé à l’accueil »), à la date de la signature, et son PDF signé est rangé dans les documents du dossier ; le statut ne change pas. Voir Documents d’atelier et signature.

Approbation en ligne

Avec le lien (reçu dans l’e-mail du devis, ou par Envoyer un lien de signature), le client accepte le devis (case « bon pour accord » et nom) ou le refuse (motif facultatif) sur son téléphone. Le lien est valable jusqu’à la fin du jour Valable jusqu’au du devis. Dès la réponse, la version devient Acceptée ou Refusée (mode En ligne (lien)) ; après un accord, le verrou « devis en attente » est levé (la phase ne change pas), et une notification (« … a accepté le devis … en ligne », ou « a refusé » après un refus) arrive dans la cloche pour l’expéditeur, les propriétaires et les administrateurs. Un refus annule le document, et le dossier si c’est le devis initial ; pour redemander, préparez-en un nouveau. Renvoyer le lien annule l’ancien et en envoie un nouveau. Détails et preuve conservée : Faire signer à distance.

La réponse saisie avec Enregistrer la réponse reste possible (devis signé sur papier, accord oral) : elle annule une signature à l’écran en attente.

Devis en attente et phases

Un devis (ou une estimation envoyée) sans réponse est un verrou : il empêche de passer de Réceptionnée à En cours et d’En cours à Terminée, sur la fiche comme sur le tableau de l’atelier. Il n’y a plus de réglage « devis accepté exigé » : le verrou s’applique toujours, et un brouillon non émis ne bloque rien.

La carte Facture rappelle le devis accepté de référence (voir Facturation).

Ce que le devis ne fait pas

Ni paiement ni acompte : Mekaplus ne suit aucun règlement.
Aucune réservation de pièces : le stock affiché à l’émission est indicatif.
Pas d’acceptation en libre accès (page publique ouverte à tous) : le client accepte en signant le devis (sur la tablette ou par un lien d’approbation personnel, à usage unique, envoyé par e-mail à un contact choisi, voir Faire signer le devis à l’écran), par écrit ou de vive voix, et vous enregistrez sa réponse.
Pas de facture : la facture s’émet toujours dans votre logiciel de facturation.

Qui peut faire quoi

Action	Permission
Voir les devis d’une intervention	Consulter les interventions
Aperçu du brouillon, télécharger le PDF d’un devis	Consulter les interventions et Consulter les clients
Émettre, émettre un devis complémentaire, enregistrer la réponse	Émettre et envoyer les devis, enregistrer la réponse du client et Créer et suivre les interventions
Envoyer par e-mail	Les deux permissions ci-dessus, Déposer des photos et documents, Prévenir les clients et Consulter les clients
Envoyer avec le lien d’acceptation en ligne	Les mêmes ; hors session d’assistance

Par défaut, l’Administrateur et l’Accueil émettent et envoient les devis ; le Technicien prépare les lignes mais n’émet pas. Un opérateur Vehitis en session d’assistance n’envoie jamais de devis à vos clients. Voir Rôles et permissions.