L'annuaire des clients

L’annuaire (menu Clients) liste les clients du garage. Il est réservé aux personnes qui ont le droit de consulter les clients ; le bouton Nouveau client apparaît pour celles qui peuvent aussi en créer.

Particulier ou professionnel

Un client est soit un particulier, soit un professionnel. Un professionnel porte une raison sociale (obligatoire), et peut avoir un SIRET et un numéro de TVA intracommunautaire. Ces numéros sont contrôlés (clé de contrôle) avant l’enregistrement.

Rechercher

Tapez dans le champ de recherche : la liste se met à jour après une courte pause. Vous pouvez chercher par :

• le nom (de la personne ou de la raison sociale) ;
• le téléphone (mobile ou fixe, avec ou sans espaces) ;
• l’email ;
• le SIRET ou le numéro de TVA d’un professionnel ;
• l’adresse (rue, code postal, ville) ;
• l’immatriculation d’un véhicule que le client détient actuellement (si vous avez le droit de consulter les véhicules).

Les accents et les majuscules sont indifférents, et une partie de mot suffit (« mar » ou « tin » trouve « Martin »). Plusieurs mots se cumulent : chacun doit être trouvé.

Filtrer

• Type : les boutons Tous les types, Particuliers et Professionnels, à côté de la recherche ;
• Le bouton Filtres ouvre les autres critères, appliqués à chaque choix (aucun bouton à valider) : État : actifs (par défaut), archivés ou tous ;
• Provenance : les clients venus par une provenance donnée (« Salon », « Internet »…), voir Provenances des clients ;
• Doublons possibles : les fiches qui ressemblent à une autre (même téléphone, e-mail, SIRET, ou même nom et code postal), voir Doublons et fusion.

Les filtres actifs du menu s’affichent en puces sous la barre (« Actifs », la valeur par défaut, n’en fait pas), chacune retirable d’un clic, avec Tout effacer ; le nombre de clients de la liste est rappelé à droite. Chaque ligne montre le nom et le type du client (un badge Archivé ou Anonymisé le cas échéant), de quoi le joindre (téléphone et e-mail ; pour un professionnel, le nom de son contact aussi) et ses véhicules ; cliquez sur la ligne pour ouvrir la fiche.

La liste se lit par pages de 25 : la barre de pagination, en bas, mène aux autres pages, et la page affichée est gardée dans l’adresse. Changer un filtre ou la recherche ramène à la page 1. Voir Listes et pages.

Créer un client

Cliquez sur Nouveau client. La page tient en un écran : des sections encadrées, une grille où chaque champ prend la largeur de son contenu, et une barre Créer le client / Annuler collée en bas. Renseignez :

1. le type de client (et, pour un professionnel, la raison sociale, le SIRET et la TVA) ;
2. le contact principal : au moins un prénom ou un nom ; email, mobile et téléphone fixe sont facultatifs ;
3. l’adresse, en un seul champ à suggestions ; les champs détaillés (rue, complément, code postal, ville) n’apparaissent que sur Saisir l’adresse à la main, ou une fois une adresse choisie ou quand la recherche d’adresse est indisponible.

Le reste, utile plus tard, est replié sous Afficher : langue, règlement, provenance et notes et se complète sur la fiche : la langue du client (celle des notifications qui lui seront envoyées), des notes, Comment nous avez-vous connu ? (la provenance, choisie dans la liste du garage) et le règlement habituel.

Cochez Ajouter un véhicule à ce client pour saisir sa moto dans le même écran (type, immatriculation ou VIN, couleur) : le client et son véhicule sont créés en une fois, ou pas du tout si une information est refusée.

Si un client du garage porte le même nom, le même téléphone ou le même e-mail, Mekaplus affiche Client existant ? avec un lien vers sa fiche (nouvel onglet). C’est un simple avertissement : la création reste possible. Les clients archivés sont signalés comme tels ; les clients anonymisés ne le sont jamais. L’encart n’apparaît que si votre rôle permet de consulter l’annuaire.

Créer un professionnel depuis le registre

Pour un professionnel français, tapez sa raison sociale, son SIREN ou son SIRET (3 caractères au moins) : Mekaplus propose les entreprises du registre national des entreprises (données de l’INSEE, par l’API publique Recherche d’entreprises de l’État). Une entreprise fermée est signalée « fermée » et reste choisissable. Choisir une suggestion remplit la raison sociale, le SIRET (celui du siège, ou de l’établissement dont vous avez tapé le SIRET), le numéro de TVA français, calculé depuis le SIREN, et l’adresse, qui passe ensuite par la vérification d’adresse habituelle : si la Base Adresse Nationale trouve l’adresse dans le même code postal, elle est « vérifiée », sinon elle reste préremplie en saisie libre, à corriger au besoin.

Chaque suggestion indique la ville et le code postal de l’établissement, puis son SIRET. Le champ s’utilise au clavier : flèches haut et bas pour parcourir les suggestions, Entrée pour choisir, Échap pour fermer la liste. La même recherche est proposée quand vous créez un professionnel à la volée, depuis un nouveau dossier ou un nouveau véhicule : le SIRET, la TVA et l’adresse repris du registre s’affichent sous la raison sociale et sont enregistrés avec la fiche ; retoucher la raison sociale les abandonne.

Le lien Saisir sans le registre, sous le champ, le transforme en simple champ de texte (client étranger, association, entreprise introuvable) ; Rechercher dans le registre des entreprises le rétablit.

Mekaplus n’envoie au registre que ce que vous tapez dans ce champ, sans jamais l’enregistrer dans ses journaux, et ne garde rien d’autre que la fiche que vous créez. Les entrepreneurs individuels et les entreprises dont la diffusion est restreinte ne sont pas proposés. Si le registre ne répond pas, le message « Registre indisponible, saisie libre » s’affiche sous le champ : saisissez librement, rien n’est bloqué. Après de nombreuses recherches à la suite, un message vous invite à réessayer dans une minute ou à saisir librement. Modifier une fiche ne relance aucune recherche tant que la raison sociale n’est pas retouchée.

L’adresse

Tapez au moins 3 caractères dans Rechercher une adresse : Mekaplus propose des adresses de la Base Adresse Nationale. Choisissez-en une (à la souris, au toucher, ou avec les flèches et Entrée) : la rue, le code postal et la ville se remplissent, et la fiche indiquera « Adresse vérifiée ».

Si le service d’adresses est indisponible, ou si vous faites trop de recherches à la suite, un message vous le dit : remplissez simplement les champs Adresse, Code postal et Ville. L’adresse est alors enregistrée comme « saisie librement ». Modifier à la main la rue, le code postal ou la ville d’une adresse proposée la fait aussi passer en saisie libre ; le complément (bâtiment, étage…) peut être ajouté ou modifié sans perdre la vérification.

Pays : la France est proposée par défaut. Pour une adresse à l’étranger, choisissez le pays, tapez l’adresse puis appuyez sur Entrée (ou Chercher) : la recherche n’est pas faite à chaque lettre, pour respecter les règles du service OpenStreetMap utilisé. En France, si aucune adresse n’est proposée, ou si vous appuyez sur Entrée dans Rechercher une adresse sans choisir de suggestion, l’option Chercher à l’étranger apparaît dans la liste et lance cette même recherche ; une fois l’adresse choisie, Entrée enregistre le formulaire. Une adresse choisie dans la liste est « vérifiée » ; sinon, remplissez les champs. Si le service répond « très sollicité », réessayez une seconde plus tard.

Une adresse vérifiée par OpenStreetMap est indiquée « Adresse vérifiée (OpenStreetMap) » ; hors de France, le code postal peut contenir des lettres (« L-1611 », « SW1A 1AA ») et la fiche affiche le pays. Les suggestions portent alors la mention « © les contributeurs d’OpenStreetMap ».

L’adresse est facultative, mais si vous la renseignez, la rue, le code postal et la ville le sont tous.

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