Archiver, exporter, anonymiser

Sur la fiche d’un client, plusieurs actions gèrent la fin de vie de la fiche. Chacune demande une permission particulière : un bouton absent signifie que votre rôle n’y donne pas droit (le serveur refuse de toute façon).

Archiver et réactiver

Permission : Archiver et réactiver les clients.

Ces actions se trouvent dans le menu ⋯ (« Autres actions ») de la fiche du client.

Archiver retire un client de la liste par défaut (filtre État : Actifs) sans rien effacer. Un client archivé est en lecture seule : on ne le modifie pas et il ne peut pas devenir détenteur d’un véhicule. Restaurer le remet en service. Archiver est réversible : c’est le bon choix pour un client qui ne vient plus.

Supprimer une fiche sans historique

Permission : Supprimer un client sans historique.

Supprimer efface la fiche, ses contacts et ses documents (fichiers compris), définitivement. Seule une fiche sans historique (aucun véhicule détenu, actuel ou passé, aucune intervention et aucun devis) peut l’être, par exemple une fiche créée par erreur. Un client qui a une intervention ou un devis ne peut plus être supprimé : archivez-le (ou anonymisez-le).

Exporter les données d’un client

Permission : Exporter les données d’un client. L’export d’un client exige aussi la permission « Consulter les véhicules » : il contient toujours les immatriculations de ses véhicules. L’export d’une fiche qui en a absorbé d’autres contient aussi leurs coordonnées d’origine, leurs devis et leurs documents signés (mergedClients), ainsi que la provenance du client.

Exporter télécharge une archive ZIP nommée client-<identifiant>.zip (le nom ne contient aucune donnée personnelle). Elle contient :

client.json : le nom du garage, la fiche du client (dont l’adresse et sa position géocodée), les contacts et leurs consentements (avec, pour chacun, qui a fait la dernière modification : le garage, le client par le lien d’opposition ou le fournisseur d’envoi), ses notifications, et les véhicules détenus : pour chacun, les périodes de détention, les notes (pour la détention en cours seulement) et les relevés kilométriques de chaque période, les interventions dont la personne est le client, ses devis, ainsi que la liste des documents ;
le dossier documents/ : les photos et documents du client, de ses véhicules déposés pendant ses détentions et de ses interventions, numérotés (001-…, 002-…). Un document encore en analyse, en quarantaine ou en erreur n’est pas inclus (il reste listé dans client.json).

Pour chaque intervention dont la personne est le client : numéro, date, statut, objet, symptômes, diagnostic, travaux réalisés, kilométrage, véhicule, lignes et totaux, rendez-vous, commentaires (sans leur auteur), drapeaux (sorte, note, dates de pose et de levée, sans leur auteur) et factures de l’intervention (numéro, date, état : en cours, corrigée ou annulée par un avoir, avec le numéro de l’avoir), et questions posées à l’assistant atelier sur l’intervention (question telle qu’elle a été envoyée, donc masquée, date, état et résumé de la réponse). Les factures sont exportées sans le nom de la personne qui a saisi le numéro, les questions sans le nom de la personne qui les a posées. Les interventions faites pour un autre client sur le même véhicule n’y figurent pas. Les interventions n’apparaissent que si votre rôle permet de les consulter (Consulter les interventions) ; les rendez-vous, avec Consulter le planning ; l’immatriculation, avec Consulter les véhicules.

Pour chaque devis émis pour la personne (chaque version, de la plus ancienne à la plus récente) : numéro de l’intervention, numéro et version du devis, dates d’émission et de fin de validité, délai d’immobilisation, objet, symptômes, kilométrage, véhicule, coordonnées du garage et du client telles qu’elles figuraient sur le devis, lignes (avec les pièces comprises d’un forfait), montants hors taxes, TVA par taux et TTC, mentions, et la réponse du client (acceptation, refus ou remplacement par une nouvelle version, date, mode, note, choix des pièces de réemploi). Un devis émis avant que l’intervention ne change de client reste dans l’export de son client d’alors. Les devis sont exportés sans le nom de la personne qui les a émis ou qui a saisi la réponse, et seulement si votre rôle permet de consulter les interventions. Les PDF de devis envoyés figurent parmi les documents, avec leur devis : celui d’un devis émis pour un ancien client de l’intervention n’est pas dans l’export du client suivant.

Pour le comptoir : les ventes au comptoir faites à la personne (numéro, sorte, date, total, lignes) et ses commandes client (numéro, état, note, lignes, motif d’annulation), si votre rôle permet de consulter les interventions ; les chèques cadeaux qu’elle a achetés (montant, dates, bénéficiaire, message, jamais le code), si votre rôle permet de consulter les encaissements.

Pour chaque proposition d’action de l’assistant atelier ou de la page Agent qui vise la personne (ou qui a créé sa fiche), quel que soit le membre qui l’a reçue : action, statut (en attente, confirmée, refusée, expirée, remplacée), origine, dates de la proposition et de la décision, et les champs de la fiche montrée au membre. Ni le nom du membre, ni la note d’un refus, ni aucune donnée d’un autre client (doublon signalé, véhicule désigné) n’y figurent. Les propositions sont de toute façon effacées par la purge automatique, et supprimées à l’anonymisation du client.

Pour chaque notification envoyée ou prévue pour le client (confirmation de rendez-vous, rappel la veille, véhicule prêt, envoi d’un devis avec son numéro) : sorte, canal, statut, raison d’un non-envoi, dates prévue et d’envoi, adresse e-mail utilisée et langue. Le contenu des e-mails n’est jamais conservé, il n’est donc pas exporté ; le nom de la personne qui a déclenché l’envoi ne l’est pas non plus. Les notifications sont de toute façon effacées 90 jours après leur dernière modification.

L’archive est construite dans votre navigateur, qui télécharge les fichiers un à un : patientez jusqu’à la fin du téléchargement, surtout s’il y a beaucoup de photos. Mekaplus n’en garde aucune copie. Le message de confirmation s’affiche une fois l’archive prête. Si un fichier n’a pas pu être récupéré (coupure du réseau, document supprimé entre-temps), l’export est quand même fourni : un avertissement s’affiche et documents/fichiers-manquants.txt liste les fichiers absents ; recommencez l’export pour les obtenir. Si votre session a expiré ou si votre droit a été retiré pendant l’export, il s’arrête avec un message, sans archive. L’archive est assemblée dans la mémoire de l’appareil (jusqu’à 2 Go) : sur une tablette, exportez un client qui a beaucoup de documents depuis un ordinateur. Une archive dépasse-t-elle 2 Go, l’export est refusé : le message l’indique. Remettez l’archive à la personne qui exerce son droit d’accès ou de portabilité (RGPD). Chaque export est journalisé.

Anonymiser

Permission : Anonymiser un client (définitif).

L’anonymisation répond à une demande d’effacement. Elle est définitive : une case à cocher confirme que vous le comprenez. Pensez à exporter les données avant, si la personne les a demandées.

Ce qui est effacé : raison sociale, SIRET, TVA, adresse et position, notes, nom affiché, et pour chaque contact les nom, prénom, fonction, email, téléphones et consentements.

Ce qui est gardé : les véhicules, l’historique de détention (rattaché à un client sans identité, affiché « Client anonymisé »), les relevés kilométriques et le journal d’audit (qui ne contient aucune donnée personnelle). Le client est archivé et ses détentions en cours sont clôturées.

Fiches fusionnées : anonymiser une fiche anonymise aussi les fiches qui y ont été fusionnées ; une fiche fusionnée ne s’anonymise pas seule. La provenance du client et la description des documents gardés sont effacées aussi.

Interventions : elles sont conservées sans identité (objet, symptômes, diagnostic, travaux réalisés, kilométrage, lignes et totaux, rendez-vous), affichées « Client anonymisé », puis en lecture seule. Leurs commentaires sont supprimés et la note de leurs drapeaux est effacée (le drapeau reste, sans texte), ainsi que les documents que vous y avez déposés en catégorie administratif, facture, devis, bon de réception, estimation, ordre de réparation ou bon de restitution ; les autres documents des interventions sont gardés sans leur nom d’origine. Les documents émis par Mekaplus ne sont jamais touchés (ci-dessous).

Questions à l’assistant atelier : celles posées sur ses interventions, et sur la fiche de ses véhicules pendant qu’il les détenait, sont supprimées. Ensuite, l’assistant ne peut plus être interrogé sur ses interventions, et leur texte n’est plus envoyé à l’assistant.

Notifications : toutes celles du client (envoyées, prévues ou non envoyées) sont supprimées, adresse utilisée comprise. Seul leur nombre est inscrit au journal.

Documents émis : conservés tels qu’émis

Les documents émis pour ce client sont conservés entiers, nom et adresse du client compris, parce que la loi impose de les garder : l’effacement ne s’applique pas à une donnée qu’une obligation légale oblige à conserver ni à la preuve d’un contrat (RGPD, article 17.3, points b et e).

Factures et avoirs émis par Mekaplus : copies figées (identité du client, lignes, montants), original PDF, duplicatas remis ou envoyés et leur décompte, entrées du journal fiscal (NF525). La vérification de la chaîne reste intègre après l’anonymisation.
Devis émis : chaque version avec les coordonnées du client telles qu’elles figuraient sur le devis, ses lignes, montants et réponses, et son PDF. Seule la note de la réponse (texte libre du garage, jamais imprimée) est effacée.
Documents signés finalisés (bons de réception et de restitution, estimations, ordres de réparation, devis signés à l’écran) : le document tel qu’il a été signé, les noms et tracés des signatures et le PDF signé ; leur vérification reste « intègre ».

Ces PDF ne se suppriment pas et ne se renomment pas, même à la main (« conservé, obligation légale ») ; seule leur description (votre note, jamais imprimée) est effacée. Seul un PDF de devis resté en erreur d’analyse se supprime, pour être rendu de nouveau à l’envoi suivant. Les documents en attente de signature et les liens de signature encore ouverts sont annulés ; les signatures déjà posées sur eux et les coordonnées du client et du déposant qu’ils reprenaient sont effacées. Les copies de factures déposées à la main (catégorie Facture, factures d’un autre logiciel) restent des documents personnels : elles sont supprimées ; les numéros et dates de ces factures restent reliés aux interventions. Ensuite, aucun devis ne peut plus être émis, envoyé ni recevoir de réponse pour ce client, et aucune facture ne peut plus lui être émise.

La fiche anonymisée l’indique et liste toujours ses documents émis (onglet « Historique », section « Documents émis »). Leur durée de conservation (10 ans pour les factures) est celle de la loi ; leur purge à l’échéance fera l’objet d’une évolution.

Si l’anonymisation est lancée une seconde fois sur la même fiche, Mekaplus indique simplement que le client est déjà anonymisé.