La fiche d'un client

Cliquez sur un client dans l’annuaire pour ouvrir sa fiche.

L’en-tête de la fiche

Sous le nom du client, les pastilles disent son type (particulier ou professionnel), son code client et, le cas échéant, son état (Archivé, Anonymisé). À droite, dans cet ordre : le lien Aide, le menu ⋯ (« Autres actions ») et le bouton principal Nouvelle intervention, qui ouvre la création d’une intervention avec ce client déjà choisi et ses véhicules en tête de liste.

Les autres gestes se trouvent dans le bloc qu’ils concernent :

• Modifier, dans le bloc Coordonnées (voir Coordonnées) ;
• Ajouter un véhicule, dans le bloc Véhicules (voir Véhicules) ;
• Appeler, SMS et E-mail, à côté du numéro ou de l’adresse de chaque contact : ils ouvrent le téléphone, la messagerie ou le logiciel de courrier de votre appareil. Le lien Appeler vise le mobile, à défaut le fixe ; SMS, le mobile ; E-mail, l’adresse. Un lien absent signifie que le contact n’a pas cette coordonnée. Rien ne passe par Mekaplus et rien n’est enregistré : ces SMS n’ont rien à voir avec les notifications aux clients et ne demandent pas son consentement, puisque c’est l’appareil du garage qui écrit.

Le menu ⋯ regroupe Fusionner avec… (voir Doublons et fusion), Exporter, Archiver (ou Restaurer), Anonymiser et Supprimer (voir Archiver, exporter, anonymiser), ces deux derniers en rouge. Chaque entrée n’apparaît qu’aux personnes qui ont la permission correspondante, et « Modifier » ou « Ajouter » jamais dans une session de support. Sur une fiche archivée, seuls Restaurer, Exporter, Anonymiser et Supprimer restent ; une fiche anonymisée n’a plus aucune action.

En bas de la fiche, une ligne indique qui l’a créée et qui l’a modifiée en dernier : « Créée le 12/03/2025 par Julie · modifiée le 02/10/2026 par Marc ». Une modification de la fiche ou de l’un de ses contacts compte. Un membre qui a quitté le garage apparaît comme « un ancien membre », une intervention du support comme « le support Mekaplus » ; une fiche reprise d’un autre logiciel n’a que sa date de création.

Onglets : Fiche, Compte, Historique

La fiche a jusqu’à trois onglets, soulignés sous l’en-tête ; l’onglet ouvert se garde dans l’adresse de la page.

• Fiche (ce qui suit) : à gauche l’activité (véhicules, interventions), à droite l’identité (coordonnées, contacts, photos et documents) ;
• Compte : le relevé de compte du client, avec la permission de consulter les règlements ;
• Historique : les Documents émis et l’historique des notifications (voir plus bas). Il n’existe pas pour un client anonymisé.

Sur l’onglet Fiche, le bloc Compte donne le solde actuel du client (« Doit 250,00 € », « Créditeur 20,00 € » ou « À jour »), le lien Voir le compte et, pour qui encaisse, Encaisser un règlement global. Sans la fonctionnalité Encaissements et caisse (Fonctionnalités), la fiche n’a ni onglet Compte ni bloc Compte.

Modifier un bloc

Les blocs Coordonnées et Caractéristiques (véhicule) se lisent d’abord. Modifier, dans l’en-tête du bloc, ouvre ses champs sur place, avec Annuler et Enregistrer en bas ; Échap annule, Ctrl+Entrée enregistre. Une seule carte est ouverte à la fois : si vous en ouvrez une autre, quitter la page ou fermer l’onglet avec des modifications non enregistrées, Mekaplus demande « Abandonner les modifications ? » avec Continuer la saisie (par défaut) ou Abandonner.

Coordonnées

Chaque client reçoit un code client (« Code client 128 »), attribué automatiquement dans l’ordre de création, propre au garage. Il ne change jamais, même après archivage ou anonymisation. Dans l’annuaire, taper ce nombre seul retrouve le client.

La fiche rappelle l’adresse (et si elle est vérifiée ou saisie librement), la langue des notifications, la provenance (« Comment nous avez-vous connu ? », voir Provenances des clients), le Règlement habituel et les Conditions de règlement et, pour un professionnel, le SIRET et la TVA. Les champs vides se replient derrière un bouton ; les notes restent toujours visibles. Modifier ouvre sur place les mêmes champs que la création : type, adresse, langue et notes, provenance, règlement habituel et conditions de règlement, et pour un professionnel la raison sociale, le SIRET et la TVA.

• Règlement habituel : un mode de règlement du garage, présélectionné quand vous encaissez ce client. Sans la fonctionnalité Encaissements et caisse, ce champ n’est pas proposé.
• Conditions de règlement : la condition qui fixe l’échéance de ses factures ; vide, la condition par défaut du garage s’applique (« Condition par défaut du garage »).

Un mode ou une condition archivés restent affichés « (archivé) » sur les fiches qui les portent, mais ne se choisissent plus. Après une fusion, la fiche conservée garde les siens, sinon reprend ceux de la fiche absorbée. Les contacts se modifient dans leur propre bloc.

Un client archivé ou anonymisé ne peut plus être modifié : réactivez d’abord un client archivé.

Contacts

Les téléphones s’affichent sous une forme lisible : « 06 12 34 56 78 » en métropole, « 0690 12 34 56 » pour un numéro des Antilles, de la Guyane ou de La Réunion, « +32 470 12 34 56 » pour un numéro étranger. Pour les saisir, voir Saisir un numéro de téléphone.

Saisir un numéro de téléphone

Chaque champ téléphone de Mekaplus (mobile et fixe d’un contact, téléphone du garage, d’une enseigne, d’un fournisseur) a deux parties :

• l’indicatif téléphonique : le pays du numéro (« FR +33 »). Par défaut, c’est le pays du garage (la France à défaut). La liste propose les pays de l’Union européenne, l’outre-mer français (Guadeloupe, Guyane, Martinique, La Réunion, Mayotte), la Suisse, le Royaume-Uni, Monaco et Andorre ;
• le numéro, tapé comme on le dit dans son pays : « 06 12 34 56 78 » en France, « 0470 12 34 56 » en Belgique. Espaces, points, tirets et barres obliques sont acceptés.

Si vous tapez le numéro avec son indicatif, « +32 470 12 34 56 » ou « 0032 470 12 34 56 », le pays se choisit tout seul. Un numéro d’un pays absent de la liste s’accepte de cette façon. En métropole, un numéro « 0690 », « 0694 », « 0696 » ou « 0262 » est reconnu comme un numéro d’outre-mer.

Mekaplus vérifie le numéro d’après les règles du pays choisi (nombre de chiffres, débuts possibles) dès que vous quittez le champ, puis de nouveau à l’enregistrement ; un mobile français commence par 06 ou 07. Un numéro invalide est refusé avec le message « Numéro de téléphone invalide pour le pays choisi : vérifiez l’indicatif et le nombre de chiffres. » : rien n’est enregistré. Un numéro valide en France mais saisi avec un autre pays choisi n’est jamais enregistré comme un numéro français.

Le numéro est enregistré au format international (« +33612345678 ») et affiché sous sa forme lisible. La recherche le retrouve sous les deux formes : « 06 12 34 », « +33 6 12 » ou « 0033 6 12 » trouvent le même client, comme « 0470 12 » et « +32 470 » pour un numéro belge.

Numéros « à vérifier ». Les numéros enregistrés avant la mise à jour du 14 octobre 2026 ont été convertis au format international d’après le pays du garage. Un numéro qu’on ne pouvait pas convertir sans risque (texte en plus, deux numéros dans le même champ, nombre de chiffres inattendu) a été gardé tel quel : il s’affiche avec la mention « À vérifier » (fournisseur) ou « Numéro à vérifier » sous le champ (garage, enseigne). Corrigez-le ou effacez-le ; sur la fiche du garage et celle d’un fournisseur, tant que vous n’y touchez pas, les autres champs s’enregistrent normalement (une enseigne, elle, s’enregistre une fois son numéro corrigé). Les devis et factures déjà émis gardent le numéro tel qu’il a été imprimé.

Contacts du client

Un client a au moins un contact, et jusqu’à 20. Un contact est une personne joignable au nom du client : civilité (M. ou Mme, facultative), prénom ou nom (l’un des deux au moins), fonction, email, mobile, téléphone fixe. La civilité du contact principal d’un particulier s’imprime devant son nom sur les devis ; elle est effacée à l’anonymisation.

• Ajouter, dans l’en-tête du bloc Contacts, ouvre un tiroir à droite ; le menu ⋯ de chaque contact propose Modifier le contact (même tiroir), Définir comme principal et Retirer.
• Un seul contact est principal : c’est lui qui s’affiche dans l’annuaire. Définir comme principal change de contact principal.
• Un seul contact peut être le contact de facturation (case Contact de facturation du tiroir du contact, pastille Facturation sur sa carte) : il est proposé en premier pour l’envoi des factures, des avoirs, des devis et de la proforma (voir Messages et notifications). Cocher la case sur un autre contact la décoche sur le précédent ; un contact anonymisé ne l’est jamais.
• Retirer supprime un contact, après confirmation. Le contact principal ne peut pas être retiré : désignez-en d’abord un autre.

Notifications : consentement et opposition

Dans le tiroir d’un contact (menu ⋯ › Modifier le contact), chaque canal (SMS, email) a un seul choix :

• Accepte les SMS / les emails : le contact a donné son accord pour recevoir des notifications sur ce canal ;
• Aucun choix pour les SMS / les emails : ni accord ni refus ;
• Opposition aux SMS / aux emails : le contact s’y oppose.

L’opposition prime sur le consentement : tant qu’elle est choisie, aucune notification n’est envoyée sur ce canal, même si l’accord avait été donné avant. Le choix s’enregistre dès qu’on le fait (pas besoin d’Enregistrer), et la carte du contact le résume : « Accepte les SMS · Opposition aux emails ».

Quelques règles :

• le consentement aux SMS exige un numéro de mobile sur le contact, et celui aux emails une adresse email ;
• une opposition s’enregistre toujours, même sans numéro ni adresse ;
• si vous changez ou retirez le mobile (ou l’email) d’un contact, son consentement sur ce canal est effacé : le contact devra le redonner pour le nouveau numéro. Son opposition, elle, est conservée ;
• chaque modification est enregistrée dans le journal d’audit ;
• les choix ne sont proposés qu’aux personnes qui ont le droit de modifier les clients, sur un client actif, et le consentement d’un contact se règle une fois le contact ajouté.

Le client peut aussi faire opposition lui-même, par le lien d’opposition de chaque e-mail, ou sa messagerie peut la signaler (demande de ne plus recevoir les messages, e-mail marqué comme indésirable). Le choix Opposition aux emails est alors posé, et la carte du contact dit qui l’a demandée et quand : « Opposition demandée par le destinataire (lien de l’e-mail) » ou « Opposition signalée par la messagerie », suivie de la date. Si le client vous redemande les e-mails, choisissez de nouveau Accepte les emails ou Aucun choix. Voir Notifications aux clients.

Historique des notifications

Dans l’onglet Historique, la section Notifications liste les e-mails envoyés ou prévus pour le client (confirmations de rendez-vous, rappels la veille, véhicule prêt), du plus récent au plus ancien : sorte, statut (Programmée, Envoyée, Délivrée, Non envoyée, Rejetée…), date dans le fuseau du garage, raison d’un non-envoi (par exemple « le contact n’a pas accepté les e-mails ») et destinataire, avec son adresse en partie masquée. Renvoyer reprend une confirmation ou un véhicule prêt non envoyé une fois la cause corrigée, pour les personnes qui peuvent prévenir les clients. Les notifications sont effacées 90 jours après leur dernière modification. Voir Notifications aux clients.

Véhicules

Le bloc Véhicules liste les véhicules que le client détient actuellement (Actuel, avec la date de début) et ceux qu’il a détenus (Ancien, avec la période) ; une ligne ouvre la fiche du véhicule. Il apparaît pour les personnes qui peuvent consulter les véhicules.

Ajouter, dans l’en-tête du bloc, ouvre le formulaire du véhicule dans un tiroir à droite : le client de la fiche en est d’office le détenteur. Une fois le véhicule créé, il apparaît dans la liste. Il faut la permission de modifier les véhicules.

Interventions

La section Interventions liste les interventions dont le client est le client (celui à qui elles sont facturées), de la plus récente à la plus ancienne (par pages de 25, la page est gardée dans l’adresse), avec le véhicule, la phase et la date. Elle apparaît pour les personnes qui peuvent consulter les interventions. Une intervention se crée par Nouvelle intervention dans l’en-tête de la fiche, par le bouton Nouveau du tableau de bord, depuis la liste Atelier ou depuis la fiche du véhicule. Voir Les interventions.

Documents émis

Dans l’onglet Historique, la section Documents émis liste les factures, avoirs, références de facture et devis émis au nom du client, et ceux des fiches fusionnées dans la sienne (avec la mention de la fiche d’origine), du plus récent au plus ancien : numéro, date d’émission, dossier (lien), véhicule (l’immatriculation inscrite sur le document lors de son émission, ou celle du véhicule du dossier pour une facture saisie) et montant TTC ; la liste est découpée en pages de 25 (numéros de page en bas, page gardée dans l’adresse), comme la liste des dossiers du client. Ces documents ne changent jamais de client : ils gardent le nom et le numéro sous lesquels ils ont été émis. Il faut le droit de consulter les interventions. Voir Doublons et fusion.

Photos et documents

La section Photos et documents garde les pièces du client (carte grise, devis signé, photos). Elle n’apparaît que pour les personnes qui peuvent consulter les documents, et disparaît quand le client est anonymisé : ses documents sont alors supprimés. Voir Photos et documents.