Facturation

Deux façons de facturer, au choix du garage dans Réglages › Règlements, bloc Facturation :

Facturation intégrée (case Émettre les factures dans Mekaplus cochée) : Mekaplus émet la facture, la numérote et produit son PDF. Voir Facturer dans Mekaplus.
Logiciel externe (case décochée, choix par défaut) : vous émettez la facture dans votre logiciel de facturation (Qonto, Pennylane, un tableur…) et Mekaplus garde le lien entre l’intervention et sa facture : son numéro et sa date. C’est la suite de cette page, à partir de « Relier la facture de votre logiciel ».

Avec la facturation intégrée, Mekaplus suit aussi les règlements de chaque facture : reste dû, encaissement, annulation et report d’un paiement. Voir Encaisser un règlement. Avec un logiciel externe, les paiements restent dans ce logiciel. Ce suivi demande la fonctionnalité Encaissements et caisse (Réglages › Fonctionnalités) : sans elle, la facture porte une simple case Acquittée.

Facturer dans Mekaplus

Émettre la facture

Terminez l’intervention (phase Terminée).
Dans la carte Facture de la section Documents de la fiche, ouvrez l’aperçu de la facture (PDF marqué « Brouillon ») et vérifiez-le.
Cliquez sur Facturer (ou Émettre seulement, quand Facturer et encaisser est proposé) dans la barre d’actions, vérifiez les Conditions de règlement (celles du client, sinon celles par défaut du garage ; l’échéance s’affiche dessous), puis Émettre la facture.

La facture reçoit un numéro propre au garage, F-AAAA-NNNNN (par exemple F-2026-00001) : la série repart à 1 chaque année et ne saute jamais de numéro. La facture ne change pas la phase de l’intervention (c’est un attribut Facturée) mais la fige : lignes, kilométrage et temps ne changent plus, et le dossier ne s’annule plus. Elle est requise pour Livrer l’intervention. PDF (original) est l’action principale de la ligne Facture (section Documents), puis PDF (duplicata) une fois l’original remis. Le PDF original de la facture est produit une seule fois, à l’émission, et rangé dans Documents › Copies rangées (catégorie Facture) avec son empreinte : il ne se modifie ni ne se supprime, même à l’anonymisation du client (de même pour l’avoir). Il n’est remis qu’une fois : voir Original et duplicatas. Envoyer la facture F-… (et Envoyer l’avoir A-… pour chaque avoir), dans le menu ⋯ de la ligne, ouvre le dialogue d’envoi commun : le contact de facturation du client de la facture est proposé en premier, deux contacts au plus en copie (voir Messages et notifications).

La facture reprend la mise en page habituelle d’une facture de garage : coordonnées du garage et du client, N° de client, Servi par (l’intervenant responsable du dossier, sinon la personne qui émet), date, véhicule (marque, modèle, n° de châssis, mise en circulation, immatriculation, kilométrage, n° d’OR), devis d’origine, lignes, totaux HT, TVA par taux et net à payer, échéance, mentions.

Prix des lignes : affichés TTC pour un particulier, HT pour un professionnel. Les totaux HT, TVA et TTC sont toujours imprimés et font foi ; le TTC d’une ligne est arrondi au centime, si bien que la somme des lignes peut différer d’un centime du total.

Une facture émise ne change plus, même si le client, le véhicule ou le garage changent ensuite, et même si le client est anonymisé : une facture se conserve dix ans.

Facturer et encaisser

Quand le client vient reprendre son véhicule, Facturer et encaisser (bouton principal de la barre d’actions d’une intervention Terminée) fait la facture et l’encaissement dans un seul dialogue, en quatre touches :

Facturer et encaisser : l’étape ① Émettre récapitule le brouillon (lignes, Total HT, TVA, Total TTC), les conditions de règlement et, s’il en manque, les champs de la fiche client.
Émettre et continuer : la facture est émise exactement comme par Émettre la facture (numéro, journal fiscal, original rangé).
L’étape ② Encaisser est le dialogue d’encaissement : le mode habituel du client est déjà choisi et le montant prérempli ; Valider X €.
Restituer le véhicule → ouvre le bon de restitution.

Ce sont deux opérations distinctes : si l’encaissement est refusé (plafond des espèces, par exemple) ou si vous fermez le dialogue après l’émission, la facture reste émise, non payée ; la section Règlements affiche alors Reste à régler X € et le bouton Encaisser. Depuis une intervention en cours, Terminer, facturer et encaisser (section Facture) ouvre le même assistant avec le passage à Terminée (voir Terminer et facturer). Émettre seulement (menu ⋯ de la barre d’actions) émet la facture sans encaisser. Dans la liste Atelier, l’onglet Terminée propose Facturer et encaisser sur chaque ligne sans facture, et les onglets Terminée et Livrée affichent la colonne Reste dû (Payée, montant ou Trop-perçu) et Encaisser pour un dossier qui reste à régler.

Il faut pouvoir émettre une facture et encaisser (rôles Administrateur et Accueil) ; sinon, la barre d’actions propose Facturer comme avant. Sans la fonctionnalité Encaissements et caisse, elle ne propose que Facturer, et la liste Atelier n’a plus de colonne Reste dû.

Acomptes déduits

Si le client a versé un ou plusieurs acomptes sur le dossier, la facture les déduit d’elle-même à l’émission : elle porte le total complet des travaux (HT, TVA par taux, TTC), puis Acomptes déjà facturés (numéro, date, HT, TVA et TTC de chaque facture d’acompte) et Net à payer. L’étape ① Émettre de Facturer et encaisser affiche déjà cette déduction. L’avoir total de la facture recopie ses acomptes et les libère : la facture suivante du dossier les déduira de nouveau. Sans la fonctionnalité Encaissements et caisse, un acompte déjà encaissé reste déduit, mais son avoir d’acompte demande de la réactiver. Un avoir partiel ne crédite jamais plus que le net à payer.

Déjà réglé par un tiers

Une facture peut porter une somme déjà réglée par un tiers (bonus écologique, assurance, garantie du constructeur, organisme de financement), enregistrée avec la facture par un mode de règlement de sorte « Tiers payeur » : cochez Réglé par un tiers dans le dialogue d’émission (ou Terminer et facturer, ou l’étape ① Émettre de Facturer et encaisser), choisissez le tiers payeur et le montant, au plus le net à payer (voir Tiers payeur). Le PDF imprime « Déjà réglé : (mode) » sous le total, puis Net à payer. Cette mention est figée à l’émission ; Mekaplus vérifie qu’elle correspond exactement aux paiements du tiers enregistrés avec la facture. Sans la fonctionnalité Encaissements et caisse, le dialogue d’émission ne propose pas cette case.

Conditions de règlement et échéance

Le dialogue d’émission (et Terminer et facturer) propose les conditions de règlement actives du garage : celle de la fiche client est préchoisie, sinon celle par défaut ; vous pouvez en choisir une autre pour cette facture. L’échéance est calculée par Mekaplus à l’émission (jours, fin de mois, jour du mois suivant) et la facture garde une copie de la condition : le PDF imprime « Conditions de paiement : 30 jours fin de mois le 15 — échéance le 15 mai 2026 ». Une condition modifiée ou archivée ensuite ne change pas une facture émise. Un avoir n’a pas d’échéance.

La case Acquittée

Quand la fonctionnalité Encaissements et caisse est désactivée (Fonctionnalités), Mekaplus n’enregistre aucun règlement. Une facture émise porte alors une case Acquittée, dans la carte Facture de la fiche. Elle est accompagnée de la mention « Simple repère pour vous : Mekaplus n’enregistre aucun règlement. »

Cochez-la quand le client a payé : elle ne porte ni montant, ni mode, ni date de paiement. Dessous, Mekaplus écrit « Marquée acquittée le … par … » (la date et la personne).
Elle se décoche.
Une pastille Acquittée apparaît sur la facture dans la liste Atelier et, en version simple, dans la section Documents de la fiche.
Un avoir et une facture d’acompte n’ont pas cette case.
Une facture qui porte déjà des règlements enregistrés en caisse affiche à la place la mention « Règlements enregistrés en caisse », sans case. C’est aussi le cas d’une facture finale qui déduit un acompte, ou émise « déjà réglée » : elle n’a pas de case non plus.
Quand les acomptes dépassent le total de la facture, il faut activer Encaissements et caisse (Réglages › Fonctionnalités) pour émettre l’avoir d’acompte, puis la facture.
Activer la fonctionnalité fait disparaître la case. Son historique est gardé, mais seuls les règlements font foi.

La case n’appartient pas à la facture émise : la facture, son PDF et le journal fiscal ne changent pas quand vous la cochez. Elle ne change aucun total, aucun export ni aucune clôture.

Fiche client complète

Une facture n’est émise que pour un client dont la fiche porte ce qu’elle doit imprimer :

pour tout client : l’adresse (rue), le code postal, la ville et le pays ;
pour un professionnel établi en France : un SIRET valide ;
pour un professionnel établi dans un autre pays de l’Union européenne : son n° de TVA intracommunautaire, de ce pays.

Rien n’est exigé à la création de la fiche : l’accueil n’est jamais freiné. C’est au moment de facturer que le dialogue Émettre la facture (comme Terminer et facturer) affiche, s’il en manque, le bloc Fiche client incomplète avec les seuls champs manquants. L’adresse se saisit comme dans la fiche client : tapez-la dans Rechercher une adresse et choisissez une suggestion (rue, code postal, ville et pays se remplissent ; l’adresse est alors vérifiée), plutôt que de la taper à la main. Saisissez le reste, cliquez sur Compléter la fiche : la fiche du client est mise à jour (rien d’autre n’y change), puis Émettre la facture devient possible. Sans la permission de modifier les clients, le dialogue l’indique et propose d’ouvrir la fiche : demandez à un membre autorisé de la compléter. Mekaplus vérifie encore au moment d’émettre, et refuse la facture d’un client incomplet (« Fiche client incomplète »). Un avoir n’est jamais bloqué : il reprend la facture telle qu’elle a été émise.

Original et duplicatas

Chaque facture et chaque avoir émis sont inscrits au journal fiscal de Mekaplus au moment même de leur émission (socle NF525) ; le PDF porte en bas de page une signature courte (huit caractères tirés de la signature de la pièce), la version du logiciel (« Mekaplus 1.0 ») et une mention de conformité. Le PDF d’un garage de démonstration porte en tête et en pied de chaque page « Document de démonstration, sans valeur », en filigrane « DÉMONSTRATION — sans valeur », et aucune mention de conformité.

La première remise de la pièce — premier téléchargement ou premier envoi par e-mail — est l’original rangé à l’émission. Toute remise suivante est un duplicata : un PDF identique en tout point, avec en tête « DUPLICATA N° N — original émis le … » et le rang de la remise ; son nom se termine par -duplicata-N.pdf. Chaque remise (original ou duplicata, téléchargement ou envoi) est comptée et inscrite au journal fiscal ; la carte Facture indique « Original remis le … · N duplicatas », et son bouton annonce la prochaine remise : PDF (original) ou PDF (duplicata). Ouvrir le PDF (dans un nouvel onglet) est une remise comme un téléchargement : elle compte, et donne un duplicata après l’original. Dans Documents › Copies rangées, l’original et les duplicatas envoyés d’une facture s’ouvrent aussi par Télécharger (remise comptée), jamais comme un document ordinaire. Un téléchargement interrompu avant la fin ne compte rien ; un envoi par e-mail est compté quand il est programmé (un envoi refusé ne compte rien), même si sa distribution échoue ensuite.

Annuler la facture par un avoir

Une facture émise ne se corrige pas. En cas d’erreur, ouvrez le menu ⋯ de la barre d’actions et choisissez Faire un avoir puis Émettre l’avoir : Mekaplus émet un avoir du montant total de la facture, numéroté A-AAAA-NNNNN (le stock ne bouge pas). L’avoir ne change pas la phase ; il lève le verrou de facture, de sorte que vous pouvez rouvrir l’intervention (Rouvrir dans ⋯), la corriger et la facturer à nouveau : la nouvelle facture prend le numéro suivant de la série. La facture et l’avoir restent téléchargeables dans l’historique de la section Facture.

Si la facture avait été payée (et que la fonctionnalité Encaissements et caisse est activée), le dialogue de l’avoir propose Rembourser maintenant : le paiement négatif est enregistré avec l’avoir, dans le mode choisi ; sinon le client garde un trop-perçu, à rembourser plus tard depuis la section Règlements (voir Rembourser).

Avoir partiel

Pour ne rembourser qu’une partie de la facture (une pièce retournée, une heure de main-d’œuvre de trop), choisissez Faire un avoir partiel dans le menu ⋯ de la ligne Facture : cochez les lignes à rembourser et ajustez la quantité (jamais plus que ce qui reste à créditer). L’avoir, numéroté A-AAAA-NNNNN comme un avoir total, reprend la remise globale de la facture. La facture reste en cours et l’intervention Facturée ; les avoirs émis sont téléchargeables à côté de la facture. Si vos avoirs remboursent finalement toutes les lignes, le dernier solde la facture ; la phase ne change pas. Comme pour l’avoir total, le dialogue propose Rembourser maintenant le seul trop-perçu que l’avoir crée.

Un avoir n’est plus possible pour un client anonymisé.

La frise des documents, en tête de la fiche, montre la facture et chaque avoir ; un clic ouvre leur panneau (PDF, envoi, avoir, envois du document).

Terminer et facturer

Depuis une intervention En cours, le bouton Terminer et facturer de la carte Facture fait les deux gestes en un : l’intervention passe à Terminée puis la facture est émise (elle reste Terminée, avec l’attribut Facturée). Le dialogue rappelle la phase visée et donne l’aperçu de la facture ; Émettre la facture valide.

Tout se fait d’un bloc : si l’émission est refusée (mentions légales incomplètes, verrou du passage à Terminée — drapeau ouvert, devis en attente, lignes non faites —, intervention sans ligne), rien ne change et l’intervention reste à sa phase. Comme à la fin ordinaire d’une intervention, les pièces sortent du stock et les chronos encore ouverts sont arrêtés.

La facture proforma

Une proforma est un aperçu de la facture à remettre au client avant la facture (pour un accord, un financement, un paiement d’avance). Ce n’est pas une facture : elle n’a aucun numéro, ne consomme aucun numéro de la série, porte le titre fixe « PROFORMA – NE VAUT PAS FACTURE » et la mention « Document sans valeur comptable » ; elle n’est ni conservée ni chaînée comme une pièce comptable. Elle reprend les lignes, les totaux, le pied légal et l’IBAN actuels de l’intervention, et les CGV si la sorte « Proforma » les joint.

Dans la ligne Facture, le menu ⋯ propose :

Télécharger la proforma : le PDF, recomposé à chaque demande ;
Envoyer la proforma : le dialogue d’envoi commun ; la proforma est rendue et rangée dans Documents › Copies rangées (catégorie Proforma) à chaque envoi.

La proforma exige la facturation intégrée ; elle n’est plus proposée une fois l’intervention facturée ou annulée.

Réglages de la facturation

Dans Réglages › Règlements, bloc Facturation :

Émettre les factures dans Mekaplus : refusé tant que les mentions légales obligatoires du garage manquent (raison sociale, forme juridique, capital, registre, SIRET, n° de TVA, adresse) ; l’alerte Mentions légales incomplètes (Réglages › Identité du garage) en donne la liste. Si une mention obligatoire est effacée plus tard, la facturation reste activée mais aucune facture ne s’émet tant qu’elle n’est pas complétée (le bandeau s’affiche aussi dans la section Facture de l’intervention).
Délai de paiement : remplacé par les conditions de règlement (voir Conditions de règlement et échéance). Un garage qui avait réglé un délai le retrouve en condition par défaut.
Mentions du bas de facture : un texte libre complémentaire, partagé par la facture, l’avoir et la proforma, qui se modifie dans Réglages › Documents ; la même page masque la colonne Référence de la facture ou de l’avoir (choix recopié à l’émission ; le titre « Facture » ou « Avoir » est fixe). Le pied légal (raison sociale et forme, capital, registre, SIRET, n° de TVA, code NAF, site) est composé par Mekaplus depuis les mentions légales du garage.
Mentions ajoutées d’office : pénalités de retard (trois fois le taux d’intérêt légal) et, pour un client professionnel, l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement et l’absence d’escompte ; « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour un garage en franchise en base (aucune ligne avec TVA n’est alors acceptée) ; « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si l’option est cochée ; « Règlement par virement : IBAN … · BIC … » avec le compte bancaire par défaut (sur la facture, pas sur l’avoir).

Ces éléments sont recopiés à l’émission : une facture garde son pied légal et son IBAN même si vos mentions ou votre compte changent ensuite ; son avoir reprend ceux de la facture. Les factures émises avant ces mentions gardent leur présentation d’origine.

Quand la facturation intégrée est activée, la saisie d’un numéro de facture externe n’est plus proposée. Les interventions déjà reliées à une facture externe gardent leur numéro et s’annulent comme avant, par un avoir saisi à la main.

Relier la facture de votre logiciel

Terminez l’intervention.
Émettez la facture dans votre logiciel de facturation.
Sur la fiche de l’intervention, cliquez sur Renseigner le numéro (barre d’actions), saisissez le numéro de facture tel qu’il figure sur la facture et sa date (aujourd’hui par défaut, jamais dans le futur), puis Enregistrer.

L’intervention est alors figée (sa phase ne change pas ; elle porte l’attribut Facturée) : ni lignes, ni kilométrage, ni demande et travaux, ni client ne changent. Les commentaires et les documents restent possibles. La carte Facture de la section Documents affiche le numéro, la date, la personne qui l’a saisi et le jour de la saisie. La section Facture rappelle aussi le devis accepté de référence (la version acceptée la plus récente, voir Devis).

Le numéro accepte lettres, chiffres, espaces et . / _ + # - (40 caractères au plus), et commence et finit par une lettre ou un chiffre. Majuscules, espaces et séparateurs ne distinguent pas deux numéros : F-2026-00042 et f 2026 00042 sont le même.

Un numéro, un client

Un numéro de facture n’appartient qu’à un client de votre garage. Vous pouvez le saisir sur plusieurs interventions du même client (facture récapitulative d’une flotte, par exemple) ; Mekaplus le refuse pour un autre client.

Joindre la facture

Déposez le PDF de la facture dans Photos et documents de l’intervention, catégorie Facture. C’est une copie pratique : l’original et sa conservation (10 ans) restent dans votre logiciel de facturation.

Corriger une erreur de saisie

Si vous vous êtes trompé en recopiant le numéro ou la date de la facture, choisissez Corriger le numéro dans le menu ⋯ de la ligne Facture : l’intervention reste Facturée, la nouvelle référence remplace l’ancienne, et l’ancienne reste visible dans l’historique de la facture (« Numéro … corrigé le … »). L’ancien numéro peut de nouveau servir, y compris pour un autre client.

Cette correction ne vaut que pour une erreur de saisie. Si la facture a été annulée dans votre logiciel de facturation, ne la corrigez pas : enregistrez un avoir.

Annuler la facture par un avoir

Une intervention facturée ne s’annule pas. Si la facture doit être annulée, émettez un avoir dans votre logiciel de facturation, puis choisissez Faire un avoir dans le menu ⋯ de la barre d’actions et saisissez le numéro de l’avoir. La phase ne change pas, la facture reste dans l’historique (« annulée par l’avoir … ») et son numéro ne pourra plus servir. Vous pouvez ensuite rouvrir l’intervention, la modifier et la facturer à nouveau avec un nouveau numéro.

Le numéro de l’avoir suit le même format qu’un numéro de facture. Il ne peut pas être le numéro d’une facture de votre garage. Seule exception : un numéro saisi par erreur puis corrigé, qui n’est plus celui d’une facture. Un avoir ne sert qu’à une seule facture : seules les interventions d’une même facture récapitulative partagent le même numéro d’avoir.

Facture récapitulative (un numéro saisi sur plusieurs interventions du même client) : l’avoir annule la facture pour toutes ses interventions, mais Mekaplus ne le reporte pas de lui-même. Saisissez l’avoir sur chacune des interventions de la facture, avec le même numéro d’avoir. Tant que ce n’est pas fait, les autres interventions restent « Facturées » avec ce numéro, qui ne peut plus être ressaisi, même pour corriger la date : enregistrez-y l’avoir.

Retrouver une facture

La recherche des interventions trouve une intervention par le numéro de sa facture, même partiel, même ancien (corrigé ou annulé par un avoir). La liste affiche le numéro de la facture en cours de chaque intervention facturée.

Interventions facturées avant cette version

Si une intervention a été facturée avant la saisie du numéro, la carte Facture indique « Numéro de facture non renseigné » : cliquez sur Renseigner le numéro. Tant que le numéro manque, l’intervention ne peut pas être livrée.

Facture et phases

La facture est un attribut du dossier, plus une phase (voir Interventions). Elle est émise depuis Terminée ou Livrée, sans facture déjà en vigueur ; avec une facture en vigueur, un dossier ne s’annule pas, ses lignes sont figées et il ne revient en arrière qu’après un avoir. Passer à Livrée exige une facture.

Qui peut faire quoi

Action	Permission
Voir la facture d’une intervention	Consulter les interventions
Facturer, corriger le numéro	Relier les interventions à leurs factures et Créer et suivre les interventions
Annuler la facture par un avoir total	les deux précédentes et Rouvrir une intervention terminée, livrée ou annulée
Émettre une facture dans Mekaplus	Relier les interventions à leurs factures et Créer et suivre les interventions
Télécharger le PDF d’une facture ou d’un avoir	Consulter les interventions et Consulter les clients
Terminer et facturer	Relier les interventions à leurs factures et Créer et suivre les interventions
Télécharger la proforma	Consulter les interventions et Consulter les clients
Envoyer la proforma	Créer et suivre les interventions, Consulter les clients, Déposer des photos et documents et Prévenir les clients

Le rôle Accueil a ces permissions ; le rôle Technicien ne facture pas.