Intervenants

Disponible si la fonctionnalité Intervenants est activée (Réglages › Fonctionnalités, voir Fonctionnalités).

Un intervenant est une personne à qui l’on attribue du temps de travail : un mécanicien, un apprenti, un sous-traitant… Il peut avoir un compte Mekaplus (il est alors membre du garage) ou non. Le planning et les interventions, à venir, s’appuient sur cette liste.

L’écran Réglages > Intervenants s’ouvre avec la permission Gérer les intervenants (les administrateurs et le rôle Accueil, par exemple ; voir Rôles et permissions), avec Gérer les temps de tous, les absences, le coût horaire des intervenants (pour les absences et le coût horaire) ou avec Gérer les réglages (pour les types d’absence) : chacun n’y voit que les sections que ses permissions couvrent. Tous les membres du garage peuvent en revanche voir la liste des intervenants, pour s’organiser.

L’écran a jusqu’à trois onglets : Intervenants (la liste et la fiche de chacun), Habilitations (le catalogue, avec Gérer les intervenants) et Types d’absence (avec Gérer les réglages).

Ajouter un intervenant

1. Cliquez sur Ajouter un intervenant.
2. Saisissez son nom affiché (80 caractères au plus), par exemple « Lucas (apprenti) ».
3. Choisissez le membre lié s’il a un compte, ou laissez Aucun (sans compte).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Un intervenant n’a pas besoin de compte : vous pouvez déclarer tout l’atelier, même si seules quelques personnes se connectent à Mekaplus.

Intervenant avec ou sans compte

• Sans compte : l’intervenant existe seulement dans la liste ; il ne se connecte pas. C’est le cas d’un apprenti ou d’un sous-traitant.
• Lié à un membre : l’intervenant correspond à une personne qui a un compte dans ce garage. Un membre ne peut être lié qu’à un seul intervenant ; dans la liste de choix, les membres déjà liés sont grisés.

Pour lier plus tard un intervenant à un membre (par exemple quand l’apprenti reçoit son compte), ouvrez sa Fiche et choisissez le membre dans la section Identité. Pour retirer le lien, choisissez Aucun (sans compte).

Si un membre est retiré du garage (ou le quitte), son intervenant reste dans la liste, sans lien : le temps qui lui a été attribué n’est pas perdu.

Archiver plutôt que supprimer

Un intervenant n’est jamais supprimé : il est archivé. Cliquez sur Archiver sur sa ligne ; il disparaît de la liste, mais son historique est conservé. Pour le revoir, cochez Afficher les archivés, puis cliquez sur Réactiver si besoin.

La fiche de l’intervenant

Le bouton Fiche d’une ligne ouvre, sur le côté de l’écran, la fiche de l’intervenant : tout ce qui le concerne au même endroit, chaque section selon vos permissions.

• Identité (Gérer les intervenants) : nom affiché et membre lié.
• Habilitations (Gérer les intervenants) : celles qu’il détient, avec la date d’obtention et l’échéance (« échoit dans 20 jours », « échue le … », en couleur et en toutes lettres) ; Ajouter une habilitation (habilitation, obtenue le, échéance facultative), Renouveler (nouvelles dates) et Retirer.
• Absences à venir et en cours (Gérer les temps de tous) : type, période, heures, répétition et description ; Ajouter une absence, Modifier et Supprimer (en deux temps : Supprimer, puis Confirmer la suppression). Les absences finies n’y figurent plus.
• Coût horaire interne (Gérer les temps de tous) : le montant hors taxes de l’heure ; laissez le champ vide pour un coût inconnu.

Dans la liste, une pastille Habilitation à renouveler (ou Habilitation échue) signale, pour les membres qui gèrent les intervenants, un intervenant dont une habilitation échoit dans les 30 jours (ou est échue) ; les puces de ses habilitations s’affichent sous son nom (barrées si elles ne sont pas valides aujourd’hui). Le tableau de bord mène directement à la fiche concernée.

Archivage et chrono en cours

Archiver un intervenant arrête aussitôt son chrono s’il en avait un en cours : le temps mesuré jusque-là est gardé.

Absences

Une absence (congé, arrêt maladie, école, raison personnelle…) rend un intervenant indisponible un ou plusieurs jours, éventuellement à certaines heures seulement, et peut se répéter chaque semaine (certains jours), chaque mois ou chaque année, pendant deux ans au plus. Une absence dure 62 jours au plus ; pour une période plus longue, saisissez-en plusieurs.

Chaque absence a un type. Cinq types sont fournis à chaque garage, modifiables : Congé payé, Arrêt maladie, École, Raison personnelle et Autre. Les types se gèrent dans l’onglet Types d’absence, avec la permission Gérer les réglages (code de 1 à 6 lettres majuscules, libellé, teinte, case Confidentiel) ; un type n’est jamais supprimé, il s’archive (case Actif).

Une absence se saisit depuis le planning (bouton Absence) ou depuis la fiche de l’intervenant, où elle se modifie et se supprime aussi.

Ce que chacun voit d’une absence :

• avec Gérer les temps de tous, les absences, le coût horaire des intervenants : tout, y compris le type et la description ; c’est aussi la permission qui permet de saisir, modifier et supprimer une absence ;
• l’intervenant lui-même : ses propres absences, type et description compris ;
• avec Consulter le planning : la période d’absence de chacun et son type, sauf pour un type confidentiel (« Arrêt maladie » et « Raison personnelle » le sont) : l’absence apparaît alors seulement comme « Absent ». La description n’est jamais montrée.

Un type est confidentiel ou non dès sa création, sans retour possible : une absence déjà saisie ne change jamais de visibilité. Pendant un accès support, le détail des absences n’est jamais montré.

Les absences sont supprimées automatiquement 24 mois après leur dernière occurrence.

Coût horaire interne

Le coût horaire d’un intervenant (ce que son heure coûte au garage) sert à calculer le coût interne des temps passés. Il n’est visible et modifiable qu’avec la permission Gérer les temps de tous, les absences, le coût horaire des intervenants — l’intervenant lui-même ne le voit pas — et jamais pendant un accès support. Sans coût saisi pour l’intervenant, le coût horaire du type de travail de la ligne s’applique ; sans l’un ni l’autre, le coût reste inconnu.

Habilitations

Une habilitation atteste qu’un intervenant peut travailler sur certains équipements, en particulier sur les véhicules électriques ou hybrides (habilitations électriques). Chaque garage reçoit un catalogue de huit habilitations, selon les symboles de la norme NF C18-550 : B0, B1, B2 (hors véhicule électrique) et B0L, B1L, B1XL, B2L, B2XL (véhicules électriques ou hybrides). Leurs libellés sont proposés à titre indicatif : faites-les vérifier par une personne qui connaît la norme et adaptez-les si besoin.

Pour chaque intervenant, on note les habilitations qu’il détient, avec leur date d’obtention et, s’il y a lieu, leur date d’échéance (jamais antérieure à l’obtention). Une habilitation ne se note qu’une fois par intervenant ; à son renouvellement, on modifie ses dates. Le catalogue (onglet Habilitations : code de 1 à 12 lettres majuscules ou chiffres, libellé, teinte, case Véhicule électrique ou hybride) et les habilitations des intervenants (fiche de l’intervenant) se gèrent avec la permission Gérer les intervenants ; une habilitation du catalogue n’est jamais supprimée, elle s’archive. Une habilitation détenue peut être retirée à tout moment. Pendant un accès support, les habilitations ne se modifient pas.

Qui voit quoi : tous les membres voient les puces des habilitations de chaque intervenant (code, couleur, valide ou non aujourd’hui), par exemple dans les listes d’intervenants ; les dates d’obtention et d’échéance ne sont visibles qu’avec la permission Gérer les intervenants.

Avertissement « non habilité véhicule électrique »

Quand vous désignez un intervenant responsable d’une intervention, l’intervenant d’une ligne de main-d’œuvre ou un intervenant d’un rendez-vous sur un véhicule électrique ou hybride, et qu’il n’a aucune habilitation électrique valide ce jour-là (ou qu’elle est échue), Mekaplus affiche l’avertissement « non habilité véhicule électrique ». L’enregistrement n’est jamais bloqué : le garage reste responsable de ses affectations. L’énergie est lue dans le modèle du référentiel ; pour un véhicule sans modèle ou avec un modèle saisi par le garage, l’énergie est inconnue et aucun avertissement n’est affiché (limite levée quand les modèles du garage porteront leur énergie).

Habilitations à renouveler

Le tableau de bord liste, pour les membres qui gèrent les intervenants, les habilitations des intervenants actifs échues ou qui échoient dans les 30 jours, de la plus proche échéance à la plus lointaine (cinq au plus) ; chaque ligne ouvre la fiche de l’intervenant. La même alerte apparaît en pastille dans la liste des intervenants. Elle reste dans l’application : aucun e-mail n’est envoyé.

Mises à jour en temps réel

Quand un intervenant est ajouté, modifié ou archivé, l’écran se met à jour tout seul dans les autres fenêtres ouvertes du garage, sans recharger la page (voir Découvrir l’interface).

Journal d’audit

Chaque ajout et chaque modification d’intervenant est inscrit au journal d’audit du garage, avec son auteur. Le journal note ce qui a changé (nom, membre lié, état), sans recopier le nom de l’intervenant.