Membres et accès de l'atelier

L’écran Réglages > Membres est réservé aux personnes qui ont la permission de gérer les membres (les administrateurs, par exemple).

Deux sortes de membres

• Gestionnaire : un membre avec adresse e-mail. Vous l’invitez par e-mail ; il choisit son mot de passe, peut activer la double authentification, récupère seul son accès et reçoit les e-mails de Mekaplus. C’est le cas de l’administrateur, d’un associé, de l’accueil ou du comptable.
• Membre d’atelier : un membre sans adresse e-mail, créé directement par vous avec un identifiant et un mot de passe. Il se connecte par l’adresse de l’atelier (voir ci-dessous). Il est nommé (une personne, par exemple « Pierre ») ou partagé (un seul accès pour plusieurs personnes, par exemple « Mécanicien » sur le poste de l’atelier).

La liste indique pour chaque membre son type (Gestionnaire, Nommé, Partagé) et son état (Actif, Désactivé).

L’accès de l’atelier

La carte Accès de l’atelier donne l’adresse de connexion des membres d’atelier, de la forme https://…/g/<clé>, et son QR code.

• Copier l’adresse : à mettre en favori sur le poste de l’atelier ou à envoyer à un employé.
• Imprimer le QR code : imprime une page à afficher dans l’atelier ; le téléphone d’un mécanicien l’ouvre d’un coup d’appareil photo.
• Changer la clé : l’ancienne adresse cesse de fonctionner et tous les postes de l’atelier sont déconnectés ; les membres d’atelier se reconnectent par la nouvelle adresse. Les gestionnaires ne sont pas déconnectés. Une fenêtre vous le rappelle avant de confirmer.

La clé désigne le garage, elle ne le protège pas : ce qui protège l’accès, c’est le mot de passe de chaque membre. Une adresse qui circule n’est donc pas une catastrophe, mais changez la clé si elle a été donnée à quelqu’un qui n’a plus à l’avoir.

Ajouter un membre d’atelier

Cliquez sur Ajouter un membre d’atelier (en haut de l’écran), puis renseignez :

1. le nom affiché (« Pierre », « Mécanicien ») ;
2. l’identifiant de connexion : 2 à 32 caractères (lettres sans accent, chiffres, point, tiret ou souligné), unique dans le garage, majuscules sans importance. Il ne change plus ensuite ;
3. le type : nommé (une personne) ou partagé (plusieurs personnes sur le même accès) ;
4. le rôle. Pour un accès partagé, les rôles qui permettent de facturer, d’encaisser, de clôturer ou d’administrer ne sont pas proposés : Mekaplus est un logiciel de caisse et doit pouvoir dire qui a émis une facture ou encaissé, ce qu’un accès partagé ne permet pas. Donnez ces rôles à des accès nommés ;
5. le mot de passe (10 caractères au moins), saisi deux fois.

Pour un accès nommé, la case Créer aussi l’intervenant est cochée par défaut (si vous gérez les intervenants) : l’intervenant est la personne qui fait le travail, il apparaît sur les interventions, les temps passés et le planning, et il est relié à son accès. Un accès partagé n’est relié à aucun intervenant.

Le mot de passe n’est jamais affiché ensuite : communiquez-le de vive voix ou sur papier, et invitez la personne à le changer si elle a un accès nommé (voir Sécurité du compte).

Le tiroir d’un membre d’atelier

Cliquez sur la ligne d’un membre d’atelier pour ouvrir son tiroir :

• Rôle : à changer au besoin (même règle que ci-dessus pour un accès partagé) ;
• Intervenant relié : l’intervenant de ce membre nommé, avec un lien vers sa fiche ;
• Mot de passe : saisissez un nouveau mot de passe deux fois. Les sessions en cours de ce membre sont fermées : il devra se reconnecter avec le nouveau mot de passe. Il n’existe pas de « mot de passe oublié » par e-mail pour un membre d’atelier : c’est vous qui le changez ;
• Désactiver l’accès (ou Réactiver l’accès) : après confirmation, le membre ne peut plus se connecter et ses sessions sont fermées. Un membre d’atelier n’est jamais supprimé : son identifiant reste réservé et son nom reste sur l’historique (journal, factures, temps passés).

Quand un employé part

• Il avait un accès nommé : désactivez son accès dans son tiroir. Ses sessions sont fermées tout de suite.
• Il utilisait un accès partagé : changez le mot de passe de cet accès (ses sessions sont fermées, tous les postes se reconnectent avec le nouveau mot de passe, à communiquer à ceux qui restent). Si l’adresse de l’atelier a circulé, changez aussi la clé.
• C’était un gestionnaire : retirez-le (voir plus bas).

Inviter un gestionnaire par e-mail

Cliquez sur Inviter un gestionnaire par e-mail (en haut de l’écran).

1. Saisissez l’adresse email de la personne.
2. Choisissez son rôle. Vous ne voyez que les rôles que vous pouvez attribuer : un rôle ne peut pas donner plus de permissions que vous n’en avez vous-même. Les rôles se créent dans Réglages > Rôles (voir Rôles et permissions).
3. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

La personne reçoit un email avec un lien valable 7 jours. Elle crée son compte (ou se connecte) avec la même adresse email puis accepte l’invitation. Voir Rejoindre un garage.

Mekaplus limite à 20 invitations par heure et par garage.

Renvoyer ou annuler une invitation

Les invitations qui attendent une réponse sont listées sous Invitations en attente, avec leur date d’expiration.

• Renvoyer : invitez de nouveau la même adresse. L’invitation est prolongée de 7 jours, le nouveau rôle choisi s’applique, un nouvel email part et l’ancien lien cesse de fonctionner.
• Annuler : cliquez sur Annuler l’invitation puis confirmez. Le lien envoyé ne fonctionne plus.

Changer le rôle d’un membre

Pour un gestionnaire, choisissez un autre rôle dans la liste déroulante de la ligne du membre ; la modification est immédiate. Pour un membre d’atelier, changez le rôle dans son tiroir.

Retirer un gestionnaire

Cliquez sur Retirer, puis confirmez. Un membre d’atelier ne se retire pas : on le désactive. La personne n’a plus accès au garage ; son compte n’est pas supprimé et elle peut appartenir à d’autres garages.

Pourquoi ne peut-on pas retirer le dernier administrateur ?

Un garage doit toujours avoir au moins un administrateur, sinon personne ne pourrait plus gérer les membres, les rôles ou les réglages. Mekaplus refuse donc de retirer ou de rétrograder le dernier administrateur (« Le garage doit garder au moins un administrateur »). Nommez d’abord un autre administrateur.

Nombre de membres

Le nombre de membres et d’invitations n’est pas limité, quel que soit le plan du garage (Basique ou Avancé).