Documents d'atelier et signature

Mekaplus produit les documents d’atelier d’un dossier : le bon de réception (R- suivi du numéro du dossier), l’estimation de réparation (non numérotée), l’ordre de réparation (OR-) et le bon de restitution (RS-). Ils se remplissent depuis la fiche de l’intervention.

Le bon de réception et le bon de restitution sont facultatifs : ils sont disponibles si la fonctionnalité Bons de réception et de restitution est activée dans Réglages > Fonctionnalités. Sans elle, la fiche ne les propose pas ; l’estimation, le devis, l’ordre de réparation et la facture ne changent pas.

Estimation et ordre de réparation

L’estimation de réparation et l’ordre de réparation servent aux ateliers aux flux complexes : l’estimation est une estimation non officielle proposée au client à la place d’un devis ; l’ordre de réparation transmet les travaux à l’atelier par un PDF signé. Chacun est une fonctionnalité à activer dans Réglages > Fonctionnalités : Estimation de réparation et Ordre de réparation (papillon des clés compris). Désactivées par défaut, elles ne sont proposées nulle part sur la fiche ; le dossier démarre alors sans OR (Démarrer). Les documents déjà signés restent consultables, téléchargeables et envoyables. Tout ce qui suit sur l’estimation, l’OR et le papillon suppose la fonctionnalité correspondante activée.

Bon de réception

Le bon de réception décrit l’état du véhicule à son arrivée. Un dossier en a un seul : l’enregistrer de nouveau le modifie. Il se remplit tant que le dossier est ouvert (Planifiée, Réceptionnée, En cours), y compris sur un dossier né d’un rendez-vous, quand le véhicule arrive après coup ; un dossier terminé, livré ou annulé ne le modifie plus. Sa signature est le verrou du passage Planifiée → Réceptionnée.

Il contient :

• la date de réception ;
• le kilométrage et les heures moteur : c’est le relevé du dossier, le même que celui de la fiche (le modifier dans le bon le modifie sur la fiche) ;
• les niveaux de carburant et de batterie (0, 25, 50, 75 ou 100 %) ;
• l’état constaté et les observations visuelles (2 000 caractères chacun) ;
• le schéma des dommages : 50 marques au plus, rayure (X), enfoncement (O) ou casse (V), posées sur quatre vues du véhicule ;
• les objets laissés dans le véhicule et le crochet des clés ;
• la date de restitution souhaitée ;
• l’intention du client : devis avant travaux, travaux sans devis, ou accord jusqu’à un plafond (le montant est alors exigé ; il s’efface si l’intention change).

Le client et le véhicule ne se ressaisissent pas : le bon reprend ceux du dossier.

Une fois le bon signé, il ne se modifie plus : il faut le remplacer par une nouvelle version, à signer de nouveau.

Remplir le bon de réception pas à pas

1. Ouvrez la feuille. Après Dossier (client présent) (bouton Nouveau du tableau de bord), la fiche du dossier s’ouvre sur la phase Réceptionnée. À Planifiée comme à Réceptionnée, c’est le bouton principal de la barre d’actions (Bon de réception) tant que le bon n’est pas signé ; aux autres phases, il est dans ⋯.
2. Vérifiez le client et le véhicule. La feuille les rappelle en lecture, avec la demande du client (objet, symptômes, travaux demandés) ; ils se modifient sur leurs fiches et dans « Demande et travaux ».
3. Relevez l’état du véhicule : date et heure de réception (deux champs, jj/mm/aaaa et hh:mm en 24 h), kilométrage, heures moteur, niveaux de carburant et de batterie (« Non relevé » par défaut), observations et état visuel.
4. Posez les dommages sur le schéma. Choisissez le symbole (Rayure X, Enfoncement O, Casse V), puis touchez la vue (côté gauche, avant, arrière, côté droit) à l’endroit du dommage ; toucher une marque la retire. Au clavier, ou pour plus de précision, choisissez la vue et la zone (grille de trois sur trois : « en haut à gauche »…) puis Ajouter la marque ; chaque marque est listée en toutes lettres avec Retirer. Les motos ont leur silhouette ; pour les voitures et les utilitaires, les cadres sont vides pour l’instant.
5. Prenez les photos avec Prendre une photo : elles rejoignent les documents du dossier (catégorie Photo), et le bon en cite le nombre.
6. Notez les clés et accessoires, le crochet, la restitution souhaitée et l’intention du client (avec le plafond, pour un accord jusqu’à un plafond).
7. Enregistrez, puis Faire signer : la feuille se ferme et le dialogue de signature s’ouvre (voir plus bas). Imprimer produit le PDF du bon enregistré.

Une fois signé, la feuille s’affiche en lecture ; Modifier remplace le bon signé pour le rouvrir à la saisie.

Bon de restitution

Le bon de restitution accompagne la remise du véhicule. Il se crée sur un dossier terminé ou facturé, un seul par dossier. À sa création, Mekaplus propose :

• l’intervenant qui remet le véhicule : le responsable du dossier, s’il est actif ;
• la personne à qui le véhicule est remis : le déposant du dossier (un autre contact du client peut être choisi, jamais le contact d’un autre client) ;
• les contrôles avant remise et la déclaration de conformité des réglages du garage, dans la langue du client (à défaut de réglage, quatre contrôles et une déclaration fournis par Mekaplus).

Vous cochez ensuite les contrôles faits, ajustez la déclaration et notez les remarques du client, le niveau de carburant, le kilométrage et les heures moteur de sortie. Le kilométrage de sortie est un relevé distinct de celui de la réception : l’historique du véhicule garde les deux. Une fois saisi, il se corrige mais ne s’efface pas.

Si aucune personne n’est choisie, le bon imprimé laisse le cadre « Véhicule remis à » vide, à compléter à la main. Une déclaration de conformité vidée reste vide : le texte du garage n’est proposé qu’à la création du bon. Choisir la personne à qui le véhicule est remis demande la lecture des clients.

Un dossier rouvert fige son bon de restitution ; un bon signé ne se modifie plus.

Restituer le véhicule pas à pas

1. Ouvrez la feuille. Une fois le dossier terminé (ou facturé), le bouton principal de la barre d’actions est Bon de restitution tant que le dossier n’est pas restitué (Facturer reste à côté). À la première ouverture, Mekaplus crée le bon avec les contrôles et la déclaration des réglages.
2. Renseignez la remise : date et heure (deux champs, jj/mm/aaaa et hh:mm), Remis par (l’intervenant), Véhicule remis à (un contact du client ; « À compléter à la main » laisse le cadre vide sur le PDF).
3. Relevez la sortie : kilométrage, heures moteur et carburant ; la feuille rappelle les valeurs de la réception (« À la réception : 18 420 km, carburant 50 % »).
4. Cochez les contrôles avant remise, ajustez la déclaration de conformité si besoin et notez les remarques du client. La feuille liste les documents en relation : bon de réception, versions du devis, estimations signées, ordre de réparation, facture.
5. Signer et clore le dossier enregistre le bon et ouvre le dialogue de signature : l’intervenant signe d’abord (il est proposé), puis le client, sur la tablette ou par Envoyer un lien de signature. Une fois les deux signatures recueillies, le dossier est marqué Restitué : badge dans l’en-tête de la fiche, élément Restitution de la frise, et dans la liste Atelier.

Avec la facturation intégrée et la fonctionnalité Encaissements et caisse, le bon de restitution a un bloc Règlement : voir Règlement à la restitution.

Règlement à la restitution

Quand le dossier a des pièces émises par Mekaplus (facture, facture d’acompte), le bon de restitution montre le bloc Règlement : chaque pièce et son reste dû, puis Reste à régler X € ou Réglée.

• Encaisser ouvre le dialogue d’encaissement sur les pièces qui restent à régler.
• Paiement différé accordé : le client repart sans avoir tout réglé (client professionnel, accord de paiement). Saisissez un motif (3 à 200 caractères), puis Accorder. Le paiement différé s’accorde une seule fois, avant la signature du bon ; Mekaplus garde la date et l’auteur. Le motif est imprimé sur le bon : n’y mettez pas de donnée personnelle du client au-delà du nécessaire.

Le bon ne se signe pas (sur place ou à distance) tant qu’il reste une somme due et qu’aucun paiement différé n’est accordé : « Reste à régler sur ce dossier : encaissez ou accordez un paiement différé motivé. ». Mekaplus le vérifie à la préparation de la signature, à l’envoi du lien et à la finalisation (un paiement annulé entre-temps bloque de nouveau). Le bon signé porte Règlement : Réglée, Paiement différé accordé — motif ou, pour un dossier terminé qui n’a encore que des acomptes, Non facturé (acomptes réglés), figé avec le reste du bon. Si le règlement change entre la préparation et la finalisation (paiement annulé, paiement différé accordé, facture émise), la finalisation est refusée : « Le règlement a changé depuis la préparation du bon » ; préparez-le de nouveau. Le paiement différé ne s’accorde que s’il reste une somme due.

Un dossier sans pièce de Mekaplus (factures saisies dans un autre logiciel) n’a pas de bloc Règlement ni de contrôle. De même, un dossier terminé qui n’a encore aucune pièce émise (ni facture ni acompte) se restitue sans bloc Règlement : rien n’est dû tant que rien n’est facturé ; facturez avant de restituer si le client doit payer. Voir le reste dû demande la lecture des règlements ; encaisser et accorder un paiement différé, le droit d’encaisser (rôles Administrateur et Accueil), jamais en session support.

Sans la fonctionnalité Encaissements et caisse, il n’y a ni bloc Règlement ni paiement différé : le bon de restitution ne se conditionne plus au règlement et se signe comme tout autre bon.

Imprimer un document

Chaque document s’imprime en PDF depuis la fiche, à partir des données du moment : rien n’est rangé dans les documents du dossier, et une nouvelle impression reprend les dernières modifications. Ces exemplaires portent en pied de page la mention « Exemplaire non signé ». Seuls les documents signés sont conservés.

Document	Disponible	Contenu
Bon de réception (R-)	dossier ouvert, bon enregistré	client, déposant, véhicule, kilométrage, niveaux, observations, schéma des dommages (quatre vues, marques X, O, V), nombre et jours des photos, objets laissés, crochet, intention du client, conditions de réception, case de signature
Estimation de réparation	dossier ouvert	« Non numérotée, sans valeur de devis » ; lignes en prix TTC, totaux, notes, réserve de démontage, conditions, coordonnées du compte bancaire par défaut du garage s’il existe, case « bon pour accord »
Ordre de réparation (OR-)	de planifiée à terminée	travaux demandés, début et fin planifiés, lignes et totaux, carburant et état constatés à la réception, conditions de l’OR, case « bon pour accord » ; papillon des clés en bas si le réglage est actif
Papillon des clés	de planifiée à terminée	voir ci-dessous
Bon de restitution (RS-)	Terminée ou Livrée, bon créé	documents en relation (OR, facture), personne à qui le véhicule est remis, intervenant, kilométrages de réception et de sortie, contrôles cochés, déclaration, remarques, cases de signature de l’intervenant et du client

Les PDF sont dans la langue du client. Aucun document d’atelier n’indique de reste à payer : Mekaplus ne suit pas les paiements.

Le titre imprimé de chaque document, la colonne Référence des lignes (ordre de réparation, estimation) et les textes de bas de page se règlent dans Réglages › Documents. Ces options sont figées au moment où le document est préparé : un document signé les garde.

Imprimer demande la lecture des interventions et des clients (le PDF porte le nom et les coordonnées du client).

Papillon des clés

Le papillon des clés s’accroche au trousseau. Il porte l’immatriculation, la marque, le modèle et la couleur, la civilité et le nom du client, le numéro OR-, la date, le crochet et un QR code. Le QR code contient seulement l’adresse de la fiche du dossier dans Mekaplus : le scanner avec l’appareil photo d’une tablette ouvre la fiche après connexion. Un trousseau perdu ne donne donc accès à rien.

Le papillon s’imprime seul, ou en bas de l’ordre de réparation si le réglage du garage le prévoit.

Faire signer un document

Le bon de réception, l’estimation, le devis, l’ordre de réparation et le bon de restitution se signent au doigt sur la tablette. Touchez Faire signer sur la ligne du document, dans la section Documents de la fiche (pour le devis : sur sa version en attente). Le dialogue occupe tout l’écran d’une tablette ou d’un téléphone : le document en haut, puis, pour chaque signataire, son nom (proposé : le déposant, ou l’intervenant du dossier), un cadre où signer au doigt, au stylet ou à la souris (Effacer la signature recommence) et Signer ici. Le cadre se signe aussi au clavier : les flèches déplacent le stylo (avec Maj, plus vite), Espace le pose puis le lève. Une signature vide est refusée. Plus tard ferme le dialogue : le document reste en attente, annulable depuis sa carte de la section Documents. Faire signer de nouveau un document en attente demande confirmation (Préparer de nouveau) : la préparation précédente, ses signatures et son lien sont annulés.

La signature suit trois temps.

1. Préparer : Mekaplus fige le contenu du document tel qu’il est à cet instant (un instantané) et en calcule l’empreinte. Ce qui s’affiche pour la signature est exactement ce qui sera signé. Préparer de nouveau le même document annule la préparation précédente, et son lien de signature s’il y en avait un.
2. Signer : chaque signataire exigé trace sa signature et saisit son nom. Le client signe chaque document (lui ou la personne qui le représente) ; le bon de restitution se signe aussi par l’intervenant qui remet le véhicule. Si le document a changé depuis son affichage, la signature est refusée : rouvrez-le. L’heure de signature est posée par le serveur, pas par la tablette.
3. Finaliser : une fois toutes les signatures recueillies, Mekaplus produit le PDF signé et le range dans les documents du dossier. Il ne se supprime pas et ne change pas de catégorie (sauf à l’anonymisation du client).

Effets de la finalisation :

• devis : la version est enregistrée comme acceptée (mode « Signé à l’accueil », ou « En ligne (lien) » si le client a accepté par le lien ; le mode historique « Signé à distance (lien) » reste affiché pour les signatures tracées à distance déjà recueillies), à la date de la signature ; la phase du dossier ne change pas ;
• estimation : elle vaut accord du client. Une estimation signée lève le verrou « en attente de réponse », comme un devis accepté ;
• bon de restitution : le dossier est marqué « Restitué ».

Une signature n’est jamais recueillie en session support.

Envoyer un document par e-mail

Un document signé et finalisé s’envoie par e-mail au client, par le dialogue Envoyer commun à tous les documents (destinataire parmi les contacts du client du document, déposant proposé en premier, jusqu’à deux contacts en copie, aperçu de l’e-mail : voir Messages et notifications) : son PDF signé, tel qu’il est rangé dans les documents du dossier, est joint. L’ordre de réparation s’envoie aussi avant d’être signé : Mekaplus produit alors son PDF (mention « Exemplaire non signé ») et le range dans les documents du dossier, pour garder ce qui est parti.

Choisissez le destinataire parmi les contacts du client du document ; il faut une adresse e-mail valide (sans adresse, l’envoi est noté Non envoyée et aucun PDF n’est produit). C’est un e-mail demandé par le client : il part même si le contact n’a pas accepté les e-mails de rappel. Le même document ne se renvoie pas dans les deux minutes. L’e-mail part dès que le PDF a passé l’analyse antivirus ; son suivi apparaît dans la section Notifications du dossier (voir Notifications aux clients).

Faire signer à distance

Quand le client n’est pas au comptoir, un document préparé peut être approuvé sur son téléphone. Pour un devis, le plus simple est de l’envoyer par e-mail avec la case Permettre au client d’accepter en ligne (cochée par défaut) : un seul e-mail, PDF joint et lien (voir Devis). Pour tout document : dans le dialogue Faire signer, choisissez Envoyer un lien de signature, le contact du client qui doit répondre (son adresse s’affiche masquée), puis Envoyer le lien. Mekaplus lui envoie un e-mail avec un lien personnel, qui ne sert qu’une fois. Le lien ouvre une page qui montre le document tel qu’il a été préparé ; le client l’accepte ou le refuse.

Durée du lien. Pour un devis, le lien est valable jusqu’à la fin du jour « Valable jusqu’au » du devis, dans le fuseau du garage ; pour les autres documents (bon de réception, estimation, ordre de réparation, bon de restitution), 7 jours. L’e-mail et la page annoncent cette date. Un devis expiré ou qui a déjà reçu une réponse ne peut plus être envoyé par lien.

• Une seule demande est ouverte à la fois par document : en envoyer une nouvelle annule la précédente, et préparer de nouveau le document annule son lien.
• Une demande ouverte peut être annulée ; si l’e-mail n’est pas encore parti, il ne part pas.
• Renvoyer le lien, dans le menu ⋯ de la version en attente : choisissez le destinataire, puis Envoyer un nouveau lien. L’ancien lien est annulé (il affiche « Lien non disponible »). À utiliser quand le client n’a pas reçu l’e-mail, ou que le lien a expiré.
• Mekaplus ne garde pas le lien : seul l’e-mail le contient. Le contact doit avoir une adresse e-mail valide.

Ce que voit le client. La page s’ouvre sans compte ni mot de passe, dans la langue du document (un bouton permet de changer de langue). Elle affiche le nom du garage, la date jusqu’à laquelle le lien est valable, le document (client, véhicule, travaux, montants, conditions), puis :

• pour un devis qui contient au moins une pièce, Pièces de réemploi souhaitées, Oui ou Non : la valeur proposée par le garage lors de la préparation, Non à défaut. Le choix du client est celui qui est enregistré et imprimé ;
• son nom (prérempli avec celui du déposant quand il est connu) ;
• une case « J’ai lu et j’accepte ce document, bon pour accord » (libellé propre au document). Accepter reste inactif tant que le nom et la case ne sont pas remplis. Il n’y a plus de tracé à distance : le tracé au doigt reste pour la signature sur place ;
• Refuser : une zone permet d’indiquer un motif (facultatif, 500 caractères au plus), puis Confirmer le refus (ou Retour).

Ouvrir le lien n’enregistre rien : seule la réponse compte. Si le document a été modifié entre-temps, la page le dit et affiche la nouvelle version, à relire ; la case est décochée. Un lien expiré, déjà utilisé ou annulé affiche « Lien non disponible » : le client demande un nouveau lien au garage. Trop de tentatives sur un même lien le bloquent quelques minutes.

Dès la réponse.

• Accord : la signature est enregistrée avec la preuve de l’accord, et le document passe à finalisé. Pour un devis, la version devient Acceptée (mode En ligne (lien), avec le choix de réemploi du client), et le verrou « devis en attente » est levé ; la phase ne change pas. Le PDF scellé « Accepté en ligne le … par … » est produit à la première ouverture de la fiche par un membre qui en a les droits ; Finaliser, sur la carte du document, reste possible en dernier recours.
• Refus : le devis passe à Refusé (mode En ligne (lien), motif en note), le document est annulé. Le refus du devis initial annule l’intervention (motif noté) ; celui d’un devis complémentaire n’en retire que les lignes (voir Devis). La section Documents montre « Refusé en ligne », la date et le motif. Pour redemander une réponse, préparez un nouveau document.
• Une notification apparaît dans la cloche (Le centre de notifications) pour le membre qui a envoyé la demande, les propriétaires et les administrateurs : pour un devis, « … a accepté le devis … en ligne » ou « … a refusé le devis … en ligne » ; pour une autre sorte, « … a accepté en ligne : sorte du document » ou « … a refusé en ligne : sorte du document ». Aucun e-mail n’est envoyé au garage.

Ce que Mekaplus conserve. Comme preuve de l’accord : l’heure (posée par le serveur), le nom saisi, le libellé exact accepté, le choix de réemploi, l’adresse IP et le navigateur du client. L’adresse IP et le navigateur ne sont jamais imprimés sur le PDF. À l’anonymisation du client, l’adresse IP, le navigateur et le motif d’un refus sont effacés ; le nom, la date et le PDF signé sont gardés (obligation légale de conservation). Les signatures tracées à distance déjà recueillies restent valables.

Prudence. Tant qu’il est valable, le lien montre le document (coordonnées du client comprises) à quiconque le détient et permet de l’accepter : envoyez-le seulement à une adresse du client lui-même. La page ne demande jamais de mot de passe ni de paiement ; dites-le à vos clients, pour qu’ils se méfient d’un faux e-mail de signature. Il s’agit d’une signature électronique simple.

Le bon de restitution se signe aussi par l’intervenant, sur la tablette ; le lien sert à l’accord du client.

Les documents signés dans la section « Documents »

Dans la section Documents de la fiche, la ligne de chaque document (bon de réception, devis, estimation, ordre de réparation, bon de restitution) montre, dessous, sa Version signée sur une sous-ligne, la dernière version signée ou en attente : numéro (R-, OR-, RS-, numéro du devis), version, état (En attente de signature, Signé, Remplacé, Modifié depuis la signature quand les lignes d’une estimation ou d’un OR signés ont changé), date et signataires. Selon l’état et vos droits (l’action principale est le bouton de la sous-ligne, les autres sont dans son menu ⋯) :

• PDF signé télécharge le PDF rangé ; Vérifier contrôle son intégrité (voir plus bas) ;
• Envoyer envoie le PDF signé par e-mail à un contact du client ; Envoyer l’ordre de réparation, dans le menu ⋯ de la ligne de l’OR, envoie l’OR non signé ;
• Modifier remplace un document signé (voir plus bas) ;
• pour un document en attente : le lien de signature envoyé et son échéance (Annuler le lien, Renvoyer le lien), Finaliser quand toutes les signatures sont là, Annuler. Une version remplacée est grisée : seules la consultation (PDF, vérification) reste proposée.

Modifier un document signé

Un document signé ne se modifie plus. Pour changer un bon de réception, un bon de restitution, une estimation ou un ordre de réparation signés, utilisez Modifier : le document en vigueur est marqué « Remplacé » (il reste consultable, avec ses signatures et son PDF), le bon redevient modifiable, et une nouvelle version est à signer. Une estimation remplacée ne vaut plus accord. Un devis signé ne se remplace pas : émettez une nouvelle version du devis.

Tant que le bon de réception signé est en vigueur, le kilométrage du dossier qu’il cite ne se modifie plus non plus ; de même pour le kilométrage de sortie et le bon de restitution.

Un document préparé mais pas encore finalisé peut être annulé, avec son lien de signature (et son PDF s’il avait déjà été produit). Un devis en attente de signature est annulé de lui-même si vous émettez une nouvelle version ou saisissez la réponse du client. Un bon de réception ou de restitution signé en vigueur ne se prépare pas de nouveau : utilisez d’abord Modifier.

Vérifier un document signé

La vérification recalcule l’empreinte du contenu signé et relit le PDF rangé pour comparer son empreinte à celle enregistrée à la finalisation. Que chaque signature porte sur le contenu affiché est contrôlé au moment de signer : une signature sur un contenu qui a changé est refusée. Après l’anonymisation du client, le contenu signé n’a plus ses données personnelles et son PDF est supprimé : la vérification l’indique (« anonymisé »).

Il s’agit d’une signature électronique simple : Mekaplus ne fournit pas de signature qualifiée.

Droits

Lire les bons demande la lecture des interventions ; les remplir, leur modification (le rôle Technicien peut les deux). Chaque enregistrement est journalisé, sans le contenu des champs.

Préparer, faire signer, remplacer ou annuler un document demande la modification des interventions et la lecture des clients ; finaliser demande en plus l’ajout de documents ; un devis demande aussi la modification des devis. Vérifier demande la lecture des interventions et des documents. Envoyer un document par e-mail ou un lien de signature demande en plus l’envoi de notifications (et l’ajout de documents pour l’envoi d’un document) ; ni l’un ni l’autre n’est possible en session support. Le rôle Technicien peut faire signer sur la tablette, mais pas envoyer de lien. Le journal garde la sorte, la version et le rôle du signataire, jamais son nom ni son tracé.